Les entreprises, grandes et petites, sont souvent confront?es au d?fi de maintenir un syst?me organis? de conservation des documents commerciaux. En r?gle g?n?rale, les documents commerciaux sont conserv?s dans les d?lais locaux ou r?gionaux stipul?s. Conna?tre les exigences relatives ? ce qu’il faut conserver et pendant combien de temps est consid?r? comme essentiel pour disposer d’un syst?me d’enregistrement ad?quat.
La taille de l’entreprise d?termine g?n?ralement la profondeur d’un syst?me de conservation des documents commerciaux. Certains des documents commerciaux qui sont conserv?s comprennent les d?clarations fiscales et les dossiers du personnel. Les registres financiers g?n?ralement tenus par une entreprise sont les d?penses d’exploitation, les achats d’immobilisations, les re?us de vente et les actifs immobiliers.
Une entreprise doit v?rifier les exigences de conservation des documents commerciaux qui s’appliquent dans la juridiction qui r?glemente l’industrie de l’entreprise. Aux ?tats-Unis, les exigences en mati?re de conservation des documents commerciaux li?s ? l’imp?t sont que les documents commerciaux doivent ?tre conserv?s pendant au moins trois ans. Certaines exigences en mati?re de revenus peuvent n?cessiter la tenue de registres financiers m?me apr?s l’expiration du d?lai recommand?.
Les dossiers du personnel sont g?n?ralement conserv?s pendant au moins quatre ans. Ces enregistrements et d’autres sont conserv?s dans un endroit s?curis?, en particulier ceux qui contiennent des informations priv?es sur les employ?s pass?s et actuels. Des enregistrements complets du moment o? les charges sociales ont ?t? d?pos?es et pay?es sont g?n?ralement conserv?s.
Dans la plupart des cas, les dossiers financiers sont conserv?s pendant au moins sept ans. Les relev?s des institutions financi?res, les listes d’inventaire et les ?tats des r?sultats annuels sont quelques-uns des types de documents qui pourraient ?tre inclus. La tenue de bons dossiers financiers pourrait minimiser l’exposition d’une entreprise ? des questions juridiques.
Les entreprises peuvent ?galement constater qu’il est avantageux de disposer d’un syst?me de purge pour se d?barrasser des documents commerciaux anciens ou non pertinents. Une politique pour un syst?me de conservation des documents commerciaux pourrait aider ? rationaliser le processus et ? garantir que tous les employ?s suivent les m?mes pratiques. Il s’agit g?n?ralement d’une partie continue du processus de tenue de dossiers commerciaux ad?quats.
C’est g?n?ralement une bonne id?e d’avoir un espace de stockage ad?quat si les documents commerciaux sont conserv?s sur place. C’est aussi une pratique g?n?rale de conserver un fichier ?lectronique des dossiers commerciaux. De cette fa?on, les documents pertinents sont toujours accessibles et l’entreprise peut ?viter un arr?t au cas o? un incendie ou une autre catastrophe d?truirait les documents commerciaux papier.
La plupart des entreprises peuvent choisir de faire appel ? une soci?t? de gestion de stockage de documents. Cela a le potentiel de lib?rer le temps de l’organisation pour se concentrer sur les probl?mes li?s ? l’entreprise, plut?t que sur la gestion de la conservation des documents commerciaux. Tout probl?me ?ventuel li? ? l’externalisation du syst?me de conservation des documents commerciaux pourrait ?tre r?duit. Une entreprise r?put?e d?crira g?n?ralement ses caract?ristiques et pratiques de s?curit? pour la conservation des documents commerciaux.
SmartAsset.