Les entreprises, grandes et petites, sont souvent confrontées au défi de maintenir un système organisé de conservation des documents commerciaux. En règle générale, les documents commerciaux sont conservés dans les délais locaux ou régionaux stipulés. Connaître les exigences relatives à ce qu’il faut conserver et pendant combien de temps est considéré comme essentiel pour disposer d’un système d’enregistrement adéquat.
La taille de l’entreprise détermine généralement la profondeur d’un système de conservation des documents commerciaux. Certains des documents commerciaux qui sont conservés comprennent les déclarations fiscales et les dossiers du personnel. Les registres financiers généralement tenus par une entreprise sont les dépenses d’exploitation, les achats d’immobilisations, les reçus de vente et les actifs immobiliers.
Une entreprise doit vérifier les exigences de conservation des documents commerciaux qui s’appliquent dans la juridiction qui réglemente l’industrie de l’entreprise. Aux États-Unis, les exigences en matière de conservation des documents commerciaux liés à l’impôt sont que les documents commerciaux doivent être conservés pendant au moins trois ans. Certaines exigences en matière de revenus peuvent nécessiter la tenue de registres financiers même après l’expiration du délai recommandé.
Les dossiers du personnel sont généralement conservés pendant au moins quatre ans. Ces enregistrements et d’autres sont conservés dans un endroit sécurisé, en particulier ceux qui contiennent des informations privées sur les employés passés et actuels. Des enregistrements complets du moment où les charges sociales ont été déposées et payées sont généralement conservés.
Dans la plupart des cas, les dossiers financiers sont conservés pendant au moins sept ans. Les relevés des institutions financières, les listes d’inventaire et les états des résultats annuels sont quelques-uns des types de documents qui pourraient être inclus. La tenue de bons dossiers financiers pourrait minimiser l’exposition d’une entreprise à des questions juridiques.
Les entreprises peuvent également constater qu’il est avantageux de disposer d’un système de purge pour se débarrasser des documents commerciaux anciens ou non pertinents. Une politique pour un système de conservation des documents commerciaux pourrait aider à rationaliser le processus et à garantir que tous les employés suivent les mêmes pratiques. Il s’agit généralement d’une partie continue du processus de tenue de dossiers commerciaux adéquats.
C’est généralement une bonne idée d’avoir un espace de stockage adéquat si les documents commerciaux sont conservés sur place. C’est aussi une pratique générale de conserver un fichier électronique des dossiers commerciaux. De cette façon, les documents pertinents sont toujours accessibles et l’entreprise peut éviter un arrêt au cas où un incendie ou une autre catastrophe détruirait les documents commerciaux papier.
La plupart des entreprises peuvent choisir de faire appel à une société de gestion de stockage de documents. Cela a le potentiel de libérer le temps de l’organisation pour se concentrer sur les problèmes liés à l’entreprise, plutôt que sur la gestion de la conservation des documents commerciaux. Tout problème éventuel lié à l’externalisation du système de conservation des documents commerciaux pourrait être réduit. Une entreprise réputée décrira généralement ses caractéristiques et pratiques de sécurité pour la conservation des documents commerciaux.
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