Souvent, lorsqu’un document est remis à quelqu’un, la personne qui remet le document a besoin de conserver une trace de l’échange ou d’obtenir la preuve que le document a été remis au destinataire. Pour ces raisons, ainsi que pour d’autres, un récépissé de document est souvent créé et doit être signé par le destinataire. Bien qu’il n’y ait pas de formulaire standard pour un récépissé de document, la plupart incluent le nom du document, la date et l’heure remises au destinataire et la signature de la personne qui a accepté la réception du document.
Bien qu’il existe d’autres méthodes pour garantir ou prouver qu’un document a été reçu, comme l’envoi du document par courrier certifié ou recommandé, dans certains cas, ces méthodes ne sont pas pratiques ou préférées. En l’absence d’une carte ou d’un récépissé de signature formel, tel que l’accusé de réception d’une lettre ou d’un colis certifié, un récépissé de document peut être utilisé. Par exemple, si un service de messagerie privé est utilisé ou si un document est remis en main propre, il se peut qu’il n’y ait pas de preuve de livraison en l’absence d’un récépissé de document.
L’utilisation d’un récépissé de document est le plus souvent utilisée pour les documents juridiques ; cependant, un récépissé de document peut être utilisé pour tout type de document. Dans le domaine juridique, une modification de dernière minute d’un document peut devoir être remise à un client, ou une requête d’urgence déposée auprès d’un tribunal sans le luxe d’attendre un service postal traditionnel. Souvent, même le courrier du jour au lendemain n’amènera pas le document à sa destination à temps. Par conséquent, un service de messagerie privé peut être utilisé ou le document délivré en personne. Un enregistrement de la livraison peut être nécessaire en cas de litige sur la réception à une date ultérieure.
Le secteur immobilier est un autre domaine où un récépissé de document peut être fréquemment utilisé. Les offres d’achat sont généralement sensibles au temps. Bien qu’une offre puisse être envoyée par télécopieur à un vendeur, si l’offre est acceptée, les parties veulent généralement une copie originale signée dès que possible, ce qui nécessite d’utiliser une méthode de livraison accélérée, telle qu’un service de messagerie privé. . La preuve de réception est alors accomplie en utilisant un récépissé de document.
Un récépissé de document peut être élaboré ou aussi simple que la partie qui l’utilise le souhaite. En règle générale, il contiendra le nom et une brève description du document remis, le nombre de pages, la date et l’heure, et comportera un espace pour le nom et la signature de la personne qui accepte la réception du document. Non seulement le reçu sert de dossier pour la personne qui a remis le document, mais il peut également être requis dans le cas où il y aurait un différend ou un litige à l’avenir concernant le moment ou même si le document a été reçu.