C’est le travail d’un indexeur de documents de trier et de classer les documents afin qu’ils puissent être facilement récupérés pour une visualisation ultérieure. Ces personnes peuvent travailler dans divers milieux, notamment des organismes gouvernementaux, des hôpitaux et des universités. Pour bien exécuter ce travail, il faut généralement une personne extrêmement organisée et capable de travailler de manière autonome. De manière générale, les tâches d’un indexeur de documents comprennent le tri de nouveaux documents, la récupération de documents existants, la suppression de documents inutiles, la réponse aux demandes de renseignements et l’exécution de diverses tâches de bureau.
L’une des tâches les plus importantes d’un indexeur de documents est de trier les nouveaux documents et de les placer à leur place. Par exemple, s’il travaille dans une université, un indexeur de documents peut classer les dossiers des étudiants et les trier par ordre alphabétique. S’il travaille dans un palais de justice, il pourrait trier les casiers judiciaires. Cette pratique oblige une personne à suivre les directives du lieu de travail et à maintenir l’exactitude. Un document placé dans une zone incorrecte pourrait poser des problèmes futurs.
La récupération de documents existants joue également un rôle important dans cette position. Chaque fois qu’une personne a besoin de visualiser un document, il est de la responsabilité d’un indexeur de document de l’obtenir rapidement. Dans le cas d’une université, il peut avoir besoin de récupérer les dossiers d’un étudiant pour déterminer quels cours doivent être suivis le semestre suivant. C’est pourquoi il est si important pour un indexeur de documents d’être organisé et de classer correctement tous les documents.
Pour éviter l’encombrement et maintenir l’ordre, la suppression des documents inutiles est une autre tâche. Cela implique généralement de se débarrasser des documents expirés qui ne sont plus pertinents. Un exemple serait de supprimer les dossiers des étudiants une fois que l’étudiant a obtenu son diplôme. Dans certains cas, ces fichiers seront transférés dans un bac séparé. Dans d’autres, un indexeur de documents les détruira selon le protocole de l’entreprise.
Parallèlement, il sera souvent amené à répondre à des demandes de renseignements concernant certains documents. Cela peut impliquer des questions du public, des collègues ou des superviseurs. Lorsque cela se produit, un indexeur de documents doit localiser le bon document et fournir des réponses. Cet aspect du travail exige qu’un individu ait des compétences interpersonnelles.
De plus, un indexeur de documents sera également responsable d’effectuer diverses tâches de bureau. Par exemple, il pourrait avoir à répondre à des appels téléphoniques, envoyer des télécopies ou apporter du courrier aux personnes appropriées. Si le lieu de travail est plus occupé que d’habitude, il peut avoir besoin d’aider le secrétaire ou d’autres départements. Par conséquent, il doit être polyvalent et capable d’improviser lorsque cela est nécessaire.