C’est le travail d’un indexeur de documents de trier et de classer les documents afin qu’ils puissent ?tre facilement r?cup?r?s pour une visualisation ult?rieure. Ces personnes peuvent travailler dans divers milieux, notamment des organismes gouvernementaux, des h?pitaux et des universit?s. Pour bien ex?cuter ce travail, il faut g?n?ralement une personne extr?mement organis?e et capable de travailler de mani?re autonome. De mani?re g?n?rale, les t?ches d’un indexeur de documents comprennent le tri de nouveaux documents, la r?cup?ration de documents existants, la suppression de documents inutiles, la r?ponse aux demandes de renseignements et l’ex?cution de diverses t?ches de bureau.
L’une des t?ches les plus importantes d’un indexeur de documents est de trier les nouveaux documents et de les placer ? leur place. Par exemple, s’il travaille dans une universit?, un indexeur de documents peut classer les dossiers des ?tudiants et les trier par ordre alphab?tique. S’il travaille dans un palais de justice, il pourrait trier les casiers judiciaires. Cette pratique oblige une personne ? suivre les directives du lieu de travail et ? maintenir l’exactitude. Un document plac? dans une zone incorrecte pourrait poser des probl?mes futurs.
La r?cup?ration de documents existants joue ?galement un r?le important dans cette position. Chaque fois qu’une personne a besoin de visualiser un document, il est de la responsabilit? d’un indexeur de document de l’obtenir rapidement. Dans le cas d’une universit?, il peut avoir besoin de r?cup?rer les dossiers d’un ?tudiant pour d?terminer quels cours doivent ?tre suivis le semestre suivant. C’est pourquoi il est si important pour un indexeur de documents d’?tre organis? et de classer correctement tous les documents.
Pour ?viter l’encombrement et maintenir l’ordre, la suppression des documents inutiles est une autre t?che. Cela implique g?n?ralement de se d?barrasser des documents expir?s qui ne sont plus pertinents. Un exemple serait de supprimer les dossiers des ?tudiants une fois que l’?tudiant a obtenu son dipl?me. Dans certains cas, ces fichiers seront transf?r?s dans un bac s?par?. Dans d’autres, un indexeur de documents les d?truira selon le protocole de l’entreprise.
Parall?lement, il sera souvent amen? ? r?pondre ? des demandes de renseignements concernant certains documents. Cela peut impliquer des questions du public, des coll?gues ou des superviseurs. Lorsque cela se produit, un indexeur de documents doit localiser le bon document et fournir des r?ponses. Cet aspect du travail exige qu’un individu ait des comp?tences interpersonnelles.
De plus, un indexeur de documents sera ?galement responsable d’effectuer diverses t?ches de bureau. Par exemple, il pourrait avoir ? r?pondre ? des appels t?l?phoniques, envoyer des t?l?copies ou apporter du courrier aux personnes appropri?es. Si le lieu de travail est plus occup? que d’habitude, il peut avoir besoin d’aider le secr?taire ou d’autres d?partements. Par cons?quent, il doit ?tre polyvalent et capable d’improviser lorsque cela est n?cessaire.