De nombreuses qualifications de secrétaire juridique sont similaires à celles requises pour d’autres postes de secrétariat. Ceux-ci incluent le classement, la saisie d’au moins 40 mots par minute et la capacité d’utiliser un logiciel de traitement de texte. Il ou elle doit également être familiarisé avec les différents types de documents juridiques et la manière dont ils peuvent circuler dans le système judiciaire ; la connaissance d’une certaine terminologie juridique est essentielle. De bonnes compétences interpersonnelles et la capacité de maintenir la confidentialité sont des qualifications utiles, car un secrétaire juridique traite souvent avec une variété de personnes dans des circonstances très stressantes.
La rédaction de la correspondance et la tenue des dossiers des clients sont deux tâches courantes effectuées par les secrétaires juridiques, et de nombreuses qualifications de secrétaire juridique sont souvent de nature administrative. Un avocat peut demander à un employé potentiel de passer un test de dactylographie pour montrer qu’il peut gérer la préparation de gros volumes de matériel. Savoir utiliser un logiciel de traitement de texte est également un élément essentiel du métier. Un secrétaire juridique peut également tenir des livres de comptes, de sorte que des compétences de base en comptabilité et une formation sur les bases de données de tableurs sont parfois également nécessaires.
Au cours de la formation de secrétaire juridique, l’accent est mis sur les documents juridiques. En effet, ce travailleur peut souvent déposer, lire ou préparer ces documents au nom de l’avocat. Il ou elle peut également remettre des documents aux clients ou les déposer auprès d’un greffier du tribunal. Étant donné que le secrétaire peut ne pas recevoir beaucoup d’instructions à ce sujet, l’une des qualifications du secrétaire juridique pourrait être de savoir à quoi servent ces documents afin qu’ils puissent être classés ou envoyés par la poste, le cas échéant.
L’éthique juridique détermine en grande partie la relation entre un client et un cabinet d’avocats. De nombreuses qualifications de secrétaire juridique sont déterminées par les règles d’éthique locales et peuvent inclure une capacité à maintenir la confidentialité et à éviter un conflit d’intérêts. D’autres compétences peuvent être dues à la nature du travail juridique, car les clients ne voient généralement des avocats que lorsqu’ils ont des problèmes qu’ils ne peuvent pas résoudre par eux-mêmes. En conséquence, un secrétaire juridique doit avoir de bonnes compétences en relations publiques et une capacité à rester calme face à des situations stressantes.
Dans de nombreux cabinets d’avocats, un secrétaire juridique est la première personne qu’un client rencontre lors de sa visite. Si cette personne est à la fois amicale et professionnelle, la perception de l’avocat par le client est plus susceptible d’être positive que si la secrétaire n’est pas amicale. Les clients peuvent également avoir besoin de parler à la secrétaire pendant qu’un cas est en cours, ce qui rend très important pour ce travailleur d’être disposé et capable de se rapporter à eux.