Les répondeurs professionnels sont disponibles en plusieurs variétés, y compris sans fil, numériques ou ceux qui enregistrent les messages sur bande. Un répondeur téléphonique (TAM) peut également être fourni avec des périphériques, tels qu’un télécopieur ou un scanner intégré. Certains répondeurs professionnels sont présentés comme des systèmes séparés qui sont reliés à un téléphone via un cordon électrique, tandis que d’autres sont intégrés à des appareils téléphoniques.
Également connus sous le nom de machine à messages, les répondeurs professionnels fonctionnent dans le même but que les systèmes de messagerie vocale. Les téléphones accompagnés d’une messagerie sont utilisés pour enregistrer les messages laissés par les appelants entrants. Cela minimise ou élimine la nécessité pour une personne en direct de répondre au téléphone et d’écrire des messages pour des personnes qui ne sont pas disponibles pour des appels téléphoniques à un moment donné.
Certains répondeurs professionnels enregistrent les messages sortants et entrants sur une bande amovible. Cela permet à la bande d’être changée par intermittence et aux enregistrements de bande précédents d’être physiquement stockés dans un endroit sûr. Ces types de machines sont parfois préférés par les individus et les organisations ayant besoin d’archiver certains messages et de les conserver pendant de longues périodes.
D’autres répondeurs professionnels enregistrent et stockent les messages sous forme numérique. Bien que différentes options de stockage existent pour ce type de TAM, les messages sont généralement archivés numériquement. Dans certains cas, les enregistrements peuvent être transférés numériquement vers un autre appareil, comme une carte mémoire, pour un stockage à long terme ou pour une utilisation sur d’autres appareils informatiques. Cependant, que les répondeurs professionnels utilisent l’enregistrement sur bande ou numérique, les deux fonctionnent à peu près de la même manière. Des différences sont parfois notées dans la qualité d’un enregistrement, les enregistrements numériques étant souvent de meilleure qualité que les autres types.
De nombreux répondeurs numériques proposent également une sauvegarde automatique de la mémoire. Ceci est particulièrement utile aux entreprises et aux particuliers soucieux de la sécurité des messages en cas de panne de courant. Certains offrent également aux propriétaires la possibilité d’enregistrer des appels téléphoniques entiers dans les juridictions où une telle pratique est légale.
Certains répondeurs ne proposent qu’une seule boîte aux lettres pour les messages sortants et entrants. D’autres répondeurs professionnels proposent cependant plusieurs solutions de stockage de boîtes aux lettres. Alors que beaucoup proposent plusieurs boîtes aux lettres pour les messages entrants, certains systèmes n’autorisent qu’un seul message sortant avant de proposer à l’appelant des invites correspondant à la boîte aux lettres dans laquelle il souhaite laisser un message. Certains fabricants proposent également des répondeurs professionnels qui peuvent être connectés à un ordinateur personnel, qui est souvent une solution idéale pour les employés de bureau à domicile.