La gestion des actifs informatiques est la gestion de toutes les ressources informatiques d’une entreprise ou d’une organisation. Les ressources informatiques désignent à la fois l’équipement matériel et les programmes logiciels que les organisations utilisent pour mener leurs activités. Ces actifs de l’entreprise peuvent comprendre des équipements informatiques, des équipements mobiles, des équipements numériques et des applications logicielles. Une bonne comptabilité des actifs de l’entreprise est une tâche essentielle pour les entreprises et les organisations, mais le suivi des actifs peut être difficile. Lors de l’élaboration d’un processus de gestion des actifs informatiques, les entreprises doivent suivre les étapes suivantes : effectuer un inventaire complet, effectuer un examen de la planification des immobilisations, utiliser un logiciel de gestion des actifs et examiner le processus de gestion des actifs informatiques lui-même.
L’une des premières étapes de la gestion des actifs informatiques consiste à déterminer les actifs dont dispose l’entreprise ou l’organisation. La meilleure façon de terminer cette étape est de procéder à un inventaire complet de tous les actifs informatiques pertinents. Les entreprises suivent généralement les équipements matériels suivants : serveurs, ordinateurs, ordinateurs portables, moniteurs, imprimantes, télécopieurs et scanners. Lorsqu’il s’agit d’inventorier des logiciels, les entreprises doivent enregistrer les applications logicielles qu’elles possèdent et le nombre de licences associées à chaque programme. Le moyen le plus simple d’inventorier ces articles est d’attribuer un numéro à chaque actif et d’enregistrer où il se trouve.
L’objectif principal de la gestion des actifs informatiques est de surveiller les ressources informatiques de l’organisation et de s’assurer que le budget informatique de l’organisation est dépensé judicieusement. Un bon moyen d’atteindre cet objectif est de procéder à un examen de la planification des immobilisations. Cet examen aide une organisation à planifier les achats de gros équipements afin de remplacer leur équipement existant lorsqu’il devient obsolète ou cassé. De cette manière, les organisations peuvent progressivement introduire de nouveaux équipements et répartir les coûts sur plusieurs années au lieu de les absorber tous en même temps.
La réalisation de l’inventaire et de l’examen de la planification des immobilisations peut être facilitée avec un logiciel de gestion des actifs. Plutôt que de maintenir l’inventaire sur papier ou dans une feuille de calcul, les organisations peuvent saisir leurs informations d’inventaire dans le système. Le système peut suivre les actifs informatiques de l’acquisition à l’élimination, et certains systèmes peuvent être configurés pour découvrir le nouveau matériel ou logiciel ajouté au réseau. En outre, le système peut suivre si l’organisation sous-utilise ou sur-utilise ses licences logicielles. Les organisations peuvent réduire les coûts en n’achetant pas de licences inutilisées, et elles peuvent également éviter les pénalités liées à la violation des accords de licence.
Après chaque cycle de gestion des actifs informatiques, il peut être utile de revoir le processus de gestion du cycle lui-même. Les organisations peuvent s’assurer que leur processus est efficace et suit les actifs commerciaux nécessaires. Après quelques cycles, les organisations peuvent remarquer qu’elles n’ont pas besoin de suivre certains actifs, mais doivent en suivre d’autres. Cet examen peut également révéler qu’une organisation doit mieux éduquer ses employés sur le matériel de manutention.
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