La gestion des immobilisations est un processus comptable qui cherche à suivre l’état des actifs de l’entreprise, y compris l’emplacement, l’état et d’autres caractéristiques distinctives de chaque actif. L’idée derrière ce processus est de s’assurer que les registres financiers de l’entreprise sont constamment mis à jour pour refléter l’état réel de toutes les immobilisations en termes de valeur actuelle. La gestion responsable des immobilisations comporte plusieurs étapes, notamment l’utilisation de la technologie pour identifier les actifs similaires des autres, suivre les mouvements de ces actifs d’un endroit à un autre et calculer toute dépréciation associée à chaque actif au cours des périodes fiscales successives.
Un élément clé de la gestion des immobilisations est de toujours savoir combien d’unités d’une immobilisation corporelle donnée l’entreprise possède. Par exemple, une entreprise de fabrication suivrait le nombre de chariots élévateurs détenus et exploités dans le cadre du cours normal de la productivité de l’entreprise. Plutôt que de simplement maintenir un décompte de ces chariots élévateurs, chaque actif se verrait attribuer un numéro de suivi ou de série. Le numéro serait utilisé pour identifier l’actif dans les registres comptables, et également pour suivre la zone ou le département auquel chaque ascenseur est actuellement affecté dans le cadre du processus de suivi des actifs. Cela permet à l’entreprise de maintenir un inventaire en cours et de réaffecter rapidement les actifs à d’autres domaines quand et selon les besoins, sans perdre de vue ce qui est utilisé et où dans l’opération commerciale globale.
Le suivi du mouvement des actifs est la clé du succès de toute stratégie de gestion des immobilisations. Selon la nature de l’entreprise, il peut s’agir d’un processus très simple qui oblige les employés à utiliser un journal de connexion lorsque l’équipement et les autres actifs de l’entreprise sont déplacés d’un service à un autre. Dans d’autres contextes, l’utilisation de scanners électroniques permet de signaler les mouvements à un système de suivi central, avec un logiciel de gestion des actifs utilisé pour recevoir les données des scanners et mettre à jour automatiquement l’emplacement de chaque actif numérisé. L’utilisation de la technologie moderne est particulièrement utile lorsque des actifs corporels sont parfois transférés entre les installations, car les scanners permettent d’horodater chaque mouvement, fournissant des données essentielles pour la gestion des stocks et l’évaluation des taxes pour chaque installation.
La gestion des immobilisations ne consiste pas seulement à garder une trace des actifs détenus et de leur emplacement. Le processus consiste également à évaluer l’amortissement subi sur chaque actif au cours d’une période d’imposition spécifique. Encore une fois, le logiciel rend aujourd’hui le processus beaucoup plus facile à gérer, puisque le changement de valeur est identifié et enregistré à l’aide du logiciel. Cela permet de déterminer rapidement le montant des impôts dus sur l’actif pour une période donnée. En conséquence, la société est en mesure de toujours connaître la valeur actuelle des actifs et d’utiliser des données historiques pour documenter les demandes d’amortissement déposées au cours des périodes fiscales précédentes.