Le suivi des immobilisations est un processus utilisé par les entreprises et les organisations pour garder un œil sur tous les actifs à long terme ou fixes. Les entreprises utilisent le suivi des immobilisations dans le cadre de leur processus comptable et à des fins de prévention du vol, de dépréciation et de contrôle des stocks. Essayer de suivre au mieux les immobilisations signifie identifier ces actifs, déterminer le système à utiliser pour les suivre et tenir à jour les informations sur les actifs dans le système de suivi à tout moment. S’assurer que tous les employés d’une entreprise connaissent le système peut également garantir que les informations sur les immobilisations restent à jour.
Identifier tout ce qui nécessite un suivi des immobilisations peut être le premier défi. Le moyen le plus simple de procéder est peut-être de commencer à suivre tous les actifs au fur et à mesure qu’ils entrent dans l’entreprise, en commençant par le premier jour des activités, sinon avant. Il est recommandé d’ajouter les informations d’une nouvelle immobilisation à un système de suivi avant que l’actif ne quitte les mains de l’acheteur. Cela garantit qu’un actif ne disparaît pas avant même que sa présence n’ait été reconnue.
Le suivi des immobilisations implique également de choisir un système à utiliser pour le suivi, qu’il s’agisse d’un simple logiciel informatique, d’un système de codes à barres ou d’un système d’étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID). De tels systèmes peuvent simplifier le suivi en établissant un calendrier d’amortissement et en produisant des rapports et des informations nécessaires aux processus comptables. Le meilleur système de suivi pour une entreprise particulière sera celui conçu pour gérer la quantité d’immobilisations suivies, qu’elles soient grandes ou petites.
L’une des clés d’un suivi réussi des immobilisations est la mise à jour des informations sur les actifs. Par exemple, si un camion est répertorié comme un actif de l’entreprise mais qu’il est totalisé dans un accident de voiture, ce n’est plus un actif. Il doit être supprimé du système de suivi. Dans le cas contraire, le véhicule pourrait continuer à être comptabilisé comme un actif imposable. Si l’entreprise est suffisamment grande et que la communication est interrompue, le manque d’informations de suivi à jour pourrait entraîner d’autres problèmes si, par exemple, un employé pense qu’il pourra utiliser le véhicule de l’entreprise pour un déplacement professionnel, ignorant qu’il n’est plus disponible.
Un moyen simple de s’assurer que le suivi des immobilisations est optimal est d’impliquer les employés de l’entreprise. Si un employé va utiliser un actif de l’entreprise, assurez-vous qu’il ne peut pas le prendre sans le vérifier officiellement en son nom. Établissez les conséquences de l’échec de l’enregistrement officiel de l’actif lorsque vous en avez terminé avec celui-ci, et soulignez l’importance de signaler tout problème avec l’actif dès qu’il est remarqué. Sinon, le système de suivi pourrait refléter de manière inexacte qui a eu la voiture en dernier et où elle se trouvait, ce qui va à l’encontre d’un objectif important des efforts de suivi des immobilisations.
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