Le suivi des immobilisations est un processus utilis? par les entreprises et les organisations pour garder un ?il sur tous les actifs ? long terme ou fixes. Les entreprises utilisent le suivi des immobilisations dans le cadre de leur processus comptable et ? des fins de pr?vention du vol, de d?pr?ciation et de contr?le des stocks. Essayer de suivre au mieux les immobilisations signifie identifier ces actifs, d?terminer le syst?me ? utiliser pour les suivre et tenir ? jour les informations sur les actifs dans le syst?me de suivi ? tout moment. S’assurer que tous les employ?s d’une entreprise connaissent le syst?me peut ?galement garantir que les informations sur les immobilisations restent ? jour.
Identifier tout ce qui n?cessite un suivi des immobilisations peut ?tre le premier d?fi. Le moyen le plus simple de proc?der est peut-?tre de commencer ? suivre tous les actifs au fur et ? mesure qu’ils entrent dans l’entreprise, en commen?ant par le premier jour des activit?s, sinon avant. Il est recommand? d’ajouter les informations d’une nouvelle immobilisation ? un syst?me de suivi avant que l’actif ne quitte les mains de l’acheteur. Cela garantit qu’un actif ne dispara?t pas avant m?me que sa pr?sence n’ait ?t? reconnue.
Le suivi des immobilisations implique ?galement de choisir un syst?me ? utiliser pour le suivi, qu’il s’agisse d’un simple logiciel informatique, d’un syst?me de codes ? barres ou d’un syst?me d’?tiquettes d’identification par radiofr?quence (RFID). De tels syst?mes peuvent simplifier le suivi en ?tablissant un calendrier d’amortissement et en produisant des rapports et des informations n?cessaires aux processus comptables. Le meilleur syst?me de suivi pour une entreprise particuli?re sera celui con?u pour g?rer la quantit? d’immobilisations suivies, qu’elles soient grandes ou petites.
L’une des cl?s d’un suivi r?ussi des immobilisations est la mise ? jour des informations sur les actifs. Par exemple, si un camion est r?pertori? comme un actif de l’entreprise mais qu’il est totalis? dans un accident de voiture, ce n’est plus un actif. Il doit ?tre supprim? du syst?me de suivi. Dans le cas contraire, le v?hicule pourrait continuer ? ?tre comptabilis? comme un actif imposable. Si l’entreprise est suffisamment grande et que la communication est interrompue, le manque d’informations de suivi ? jour pourrait entra?ner d’autres probl?mes si, par exemple, un employ? pense qu’il pourra utiliser le v?hicule de l’entreprise pour un d?placement professionnel, ignorant qu’il n’est plus disponible.
Un moyen simple de s’assurer que le suivi des immobilisations est optimal est d’impliquer les employ?s de l’entreprise. Si un employ? va utiliser un actif de l’entreprise, assurez-vous qu’il ne peut pas le prendre sans le v?rifier officiellement en son nom. ?tablissez les cons?quences de l’?chec de l’enregistrement officiel de l’actif lorsque vous en avez termin? avec celui-ci, et soulignez l’importance de signaler tout probl?me avec l’actif d?s qu’il est remarqu?. Sinon, le syst?me de suivi pourrait refl?ter de mani?re inexacte qui a eu la voiture en dernier et o? elle se trouvait, ce qui va ? l’encontre d’un objectif important des efforts de suivi des immobilisations.
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