La comptabilité de bureau est le processus de tenue des dossiers financiers d’un bureau; c’est un peu comme la comptabilité, mais c’est souvent un peu plus simpliste. Contrairement aux comptables, les personnes qui tiennent la comptabilité d’un bureau ne sont souvent pas tenues d’avoir un permis d’exercice spécifique, bien que, bien sûr, une expérience en comptabilité ou en comptabilité d’entreprise soit très bénéfique. La comptabilité du bureau exige des enregistrements minutieux de toutes les dépenses ainsi que de tous les revenus générés par le bureau ; les registres doivent toujours être tenus à jour et soigneusement équilibrés régulièrement pour s’assurer qu’aucune erreur n’a été commise.
La comptabilité de bureau est utilisée pour suivre les pertes subies par l’entreprise, ainsi que les bénéfices réalisés tout au long de l’année. Ces informations sont utilisées par l’entreprise elle-même, ainsi qu’à des fins fiscales. Il est très important de tenir une comptabilité de bureau minutieuse à des fins fiscales, car cela détermine le montant d’impôt que l’entreprise doit. En outre, l’Internal Revenue Service peut demander les registres comptables pour résoudre tout écart sur une déclaration de revenus déposée. Si les enregistrements sont inexacts, cela peut entraîner de graves conséquences juridiques.
Les informations incluses dans les registres comptables du bureau comprennent toutes les transactions du bureau. Cela inclut les transactions en espèces, par chèque ou par carte de crédit avec les clients ; paiements de la paie aux employés; tous les paiements effectués aux fournisseurs qui fournissent des articles au bureau ; ventes ou revenus quotidiens ; et toutes autres transactions financières qui ont lieu. La méthode avec laquelle les livres sont tenus variera certainement dans différents bureaux, selon la nature de l’entreprise, mais il est préférable de développer une méthode claire que tout le monde comprend et de s’y tenir.
Il existe différentes manières de faire la comptabilité de bureau. Certains bureaux embaucheront un comptable uniquement pour faire ce travail, et certains embaucheront un comptable si les finances sont plus compliquées. Certains bureaux en feront la responsabilité d’un certain nombre d’employés différents et tiendront des registres comptables au moyen d’un logiciel informatique. N’importe laquelle de ces méthodes peut fonctionner, mais encore une fois, la précision est de la plus haute importance lors de l’examen des pratiques de comptabilité de bureau. Les registres comptables peuvent ensuite être examinés par le propriétaire ou le gestionnaire de l’entreprise pour déterminer les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être réduites ou où d’autres changements doivent être apportés.