La gestion de programme est l’organisation et l’administration d’un ou plusieurs programmes. Cela inclut généralement tous les aspects du programme, y compris la budgétisation, les opérations et l’examen. Une gestion de programme réussie nécessite de l’organisation, une bonne communication et une attention aux détails.
Les termes gestion de programme et gestion de projet sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que de nombreuses responsabilités et fonctions soient les mêmes, les deux fonctions diffèrent. La gestion de programme fait généralement référence à la gestion d’une initiative permanente ou destinée à durer au moins plusieurs années. La gestion de projet fait généralement référence à la gestion d’un projet avec une date de début et une date de fin définies et composé de livrables assez concrets.
Les gestionnaires de programmes doivent souvent gérer plusieurs projets ou initiatives à court terme qui relèvent de leurs programmes. Par exemple, une entreprise peut lancer un programme de fidélisation de la clientèle. Cela peut consister à émettre des cartes d’acheteur fréquent, à envoyer des e-mails d’anniversaire aux clients fidèles et à offrir des avantages tels que des ventes spéciales ou la livraison gratuite aux meilleurs clients. Chacune de ces initiatives sera un projet distinct pendant la phase de mise en place, mais les projets doivent travailler ensemble pour créer un programme réussi.
Les éléments d’une bonne gestion de programme comprennent l’établissement d’objectifs, la planification, l’organisation et l’exécution efficace. Les gestionnaires de programme solides sont capables de suivre les tâches et les détails individuels et de s’assurer que toutes sont exécutées correctement et à temps. En même temps, ils doivent toujours garder une vue d’ensemble à l’esprit et être capables de s’adapter à l’évolution des priorités. Ils devraient également être de bons négociateurs qui peuvent bien travailler avec d’autres départements et parties prenantes.
La gestion de programme englobe un large éventail de tâches. Ces gestionnaires doivent établir, suivre et gérer le budget du programme, par exemple. Ils doivent également sélectionner des fournisseurs pour exécuter toutes les fonctions externalisées et peuvent avoir besoin de superviser un personnel. Si le programme est réglementé par une source externe, telle qu’une agence gouvernementale, ils doivent s’assurer que le programme respecte toutes les règles et restrictions imposées par l’agence. Ils peuvent également avoir besoin de faire rapport sur l’état financier ou opérationnel du programme de temps à autre.
Dans de nombreux cas, la gestion du programme signifie également la promotion des avantages du programme, à la fois auprès des parties prenantes internes et externes. Dans l’exemple du programme de fidélisation de la clientèle, le responsable du programme devrait trouver un moyen d’informer les clients sur le programme et de les convaincre de s’inscrire. Il devra peut-être également convaincre le directeur financier de son entreprise que le programme générera suffisamment de ventes supplémentaires pour compenser les dépenses liées à l’exploitation du programme et à l’offre de remises. Si le programme nécessite un travail supplémentaire de la part des employés de l’entreprise, le responsable du programme devra peut-être montrer à un responsable des opérations comment cet effort supplémentaire bénéficiera finalement à son magasin ou son département.