Un document d’initiation de projet (PID), ou dossier de projet, est utilisé dans la gestion de projet pour mettre en évidence le plan d’approche du projet. Les sections spécifiques d’un PID varient selon les organisations et la méthodologie du projet. Généralement, ils couvrent chacun des informations clés qui décrivent le projet, y compris la définition, le cas, les livrables, les contraintes, les risques, les membres, le plan de communication, la tolérance du projet et les signatures.
La définition du projet est une section clé de la documentation. Il décrira les buts, les objectifs et les résultats souhaités du projet, la manière dont chacun sera mesuré et la portée des travaux à réaliser. Le document de lancement du projet doit clairement indiquer les caractéristiques à inclure et à exclure.
Une analyse de rentabilisation est essentielle pour le projet. Cette section doit clarifier la valeur que le projet est censé apporter à l’organisation en contrepartie du coût. Si un projet ne peut pas fournir suffisamment d’avantages pour justifier ses dépenses et ses efforts, il ne sera probablement pas financé.
Les livrables du projet doivent être documentés. Les produits livrables peuvent inclure le code du programme ou d’autres produits et services résultant du projet. Ils peuvent également inclure d’autres documents, tels que des exigences commerciales, des plans de test et des manuels de formation.
Le PID doit énumérer toutes les contraintes auxquelles le projet est confronté. Les contraintes sont des facteurs externes qui peuvent affecter le projet mais qui échappent au contrôle du chef de projet. Les hypothèses, telles qu’un développeur de logiciels tiers fournissant du code, doivent également être documentées.
Tous les projets comportent des risques. Le chef de projet doit identifier les risques et les documenter à l’aide d’un registre ou d’un journal des risques. Les risques doivent être surveillés et évités ou atténués dans la mesure du possible. Le chef de projet doit élaborer des plans pour gérer ceux qui ne peuvent être évités.
Une liste du personnel et un calendrier sont également des éléments clés d’un document de lancement de projet. Les rôles et les responsabilités doivent être répertoriés avec chaque membre du projet. La section de planification de projet donne un aperçu du calendrier de livraison des travaux critiques.
Une organisation peut inclure un plan de communication dans un PID. Ce plan peut inclure diverses réunions à tenir avec les membres de l’équipe. Il peut également documenter les communications attendues avec la direction générale et les utilisateurs finaux susceptibles d’être affectés par le projet.
De nombreuses organisations établissent des tolérances de projet. Les tolérances se rapportent à la quantité réelle de travail et aux dépenses engagées par le projet par rapport au plan. Un projet qui ne fonctionne pas dans l’écart autorisé de son calendrier et de son budget prévus peut faire l’objet d’une vue d’ensemble supplémentaire de la gestion. Ces informations peuvent également être incluses dans le document de lancement du projet.
La plupart des PID ont une zone pour les signatures. Les cadres et les gestionnaires doivent généralement signer le document. Leur signature indique qu’ils soutiendront le projet en finançant ou en y consacrant des salariés.
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