Le terme « paie » englobe tout employé d’une entreprise qui reçoit un salaire régulier ou une autre rémunération. Certains employés peuvent recevoir un salaire stable tandis que d’autres sont payés pour les heures travaillées ou le nombre d’articles produits. Tous ces différents modes de paiement sont calculés par un spécialiste de la paie et les chèques de paie appropriés sont émis. Les entreprises utilisent souvent des outils de mesure objectifs tels que des fiches de présence ou des feuilles de temps remplies par les superviseurs pour déterminer le montant total de la rémunération due à chaque période de paie.
Après qu’un comptable de la paie ait multiplié les heures d’un employé par son taux de rémunération, le montant du revenu brut est entré dans une calculatrice ou un programme informatique. Les déductions régulières telles que les retenues d’impôt, l’assurance médicale, les cotisations syndicales, les contributions caritatives, etc. sont ensuite classées et soustraites. Le solde restant est ensuite converti en chèque ou en dépôt électronique et devient le salaire net de l’employé pour cette période. Aux États-Unis, les services de paie identifient également l’employeur et les employés par un code fédéral et tiennent un compte courant du revenu total et des déductions pour l’année fiscale.
Pour les propriétaires de petites entreprises, conserver suffisamment d’argent pour payer tous les employés est souvent l’une de leurs plus hautes priorités. Même si l’entreprise elle-même n’est pas devenue rentable, les employés doivent toujours être rémunérés pour leurs services. C’est pourquoi de nombreuses petites entreprises préfèrent garder leurs obligations salariales aussi basses que possible jusqu’à ce qu’elles aient atteint un certain niveau de rentabilité. Il n’est pas rare que les propriétaires de petites entreprises renoncent à leurs propres salaires afin de payer leurs employés.
La mise en place d’un système de paie efficace n’est pas particulièrement difficile pour les comptables qualifiés, mais cela peut prendre beaucoup de temps. Certaines petites entreprises s’appuient sur des logiciels conviviaux pour mettre en place un système simple comprenant des imprimantes de chèques et un stockage de fichiers. Les grandes entreprises peuvent affecter des comptables qualifiés pour gérer les problèmes de rémunération dans le cadre de leurs fonctions globales. Les entreprises qui n’ont pas les moyens de maintenir leurs propres systèmes choisissent souvent de confier cette tâche à des spécialistes externes.
Étant donné que les registres de paie sont basés sur des critères objectifs tels que les feuilles de temps et les formulaires fiscaux fédéraux, les comptables externes peuvent effectuer tous les calculs, stocker toutes les données cumulées de l’année et émettre la paie en temps opportun. Les employeurs doivent simplement informer ces entreprises de tout changement dans les taux de rémunération ou les déductions des employés.
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