Tout employeur, grand ou petit, doit pr?voir le paiement p?riodique des salaires, commissions et traitements ? ses employ?s. Emploi complexe aux ?tats-Unis, la pr?paration de la paie d’une entreprise consiste en un certain nombre de t?ches diff?rentes, notamment la v?rification de la r?mun?ration due aux employ?s, le calcul des revenus et des charges sociales ? retenir sur le salaire, et le calcul des autres montants ? retenir. . Bien qu’apparemment une t?che banale dont les ?l?ments de base restent inchang?s d’une semaine ? l’autre, la pr?paration de la paie est un ?l?ment absolument critique du succ?s de toute entreprise, car les probl?mes de paie entra?nent une baisse spectaculaire du moral des employ?s.
Le premier ?l?ment d’une bonne pr?paration de la paie consiste ? d?terminer combien chaque employ? doit ?tre pay?. Les salari?s sont les plus faciles ? payer, car ils re?oivent le m?me montant chaque semaine. Les employ?s horaires enregistrent g?n?ralement l’heure ? laquelle ils commencent et terminent leur travail sur un syst?me de chronom?trage, et ces enregistrements sont utilis?s pour calculer leur salaire. Un facteur de complication dans le calcul du salaire horaire est le temps suppl?mentaire, pay? uniquement aux employ?s horaires mais ? un taux plus ?lev? que leur salaire r?gulier. Les employ?s commissionn?s sont g?n?ralement pay?s sur la base de leurs ventes, ce qui n?cessite que les chiffres de vente pertinents pour chaque vendeur soient fournis au service de la paie en temps opportun. Les calculs de commission peuvent ?tre compliqu?s lorsque les vendeurs travaillent ensemble sur une vente et divisent la commission, ainsi que par des taux de commission diff?rents pour diff?rents produits.
Certains employeurs ajoutent ?galement ? la r?mun?ration de leurs employ?s, sous forme de primes, d’indemnit?s de vacances, de cong?s pay?s et d’indemnit?s de maladie, qui sont imposables, et le remboursement de d?penses professionnelles, qui ne sont g?n?ralement pas imposables. D’autres ajustements ? la paie des employ?s qui pourraient ?tre trait?s par le biais d’une paie sont le remboursement des frais de d?m?nagement et le paiement des indemnit?s de voiture et d’essence. Diff?rentes dispositions sont ?galement prises pour r?gulariser la r?mun?ration des vendeurs ? commission afin de les aider ? faire face aux extr?mes de r?mun?ration p?riodique ?lev?e et faible qui caract?risent la r?mun?ration des vendeurs ? commission.
Une fois que le revenu de chaque employ? a ?t? d?termin?, les retenues et les d?ductions doivent ?tre calcul?es. Les charges sociales pour la s?curit? sociale, l’assurance-maladie, le ch?mage, l’invalidit? et l’indemnisation des accidents du travail doivent ?tre retenues sur chaque salaire soumis aux exigences et limites l?gales, et les imp?ts sur le revenu doivent ?tre retenus sur le salaire de tous les employ?s dont le salaire d?passe un seuil statutaire. Les retenues volontaires telles que les primes d’assurance maladie, les cotisations aux comptes d’?pargne-retraite, les comptes de d?penses flexibles et d’autres ?l?ments doivent ?galement ?tre calcul?es. Un ?l?ment important de la pr?paration de la paie consiste ? d?terminer quels ajustements, qu’il s’agisse de d?ductions ou d’ajouts, ont lieu avant le calcul et la retenue d’imp?t sur le revenu, et lesquels ont lieu par la suite. Une erreur dans cette d?termination pourrait entra?ner des cons?quences fiscales g?nantes pour l’employ?.
Une fois la paie enti?rement pr?par?e, elle doit ?tre trait?e. Le traitement et la production de la paie sont devenus un processus hautement automatis? aux ?tats-Unis, de nombreuses paies ?tant trait?es par des sous-traitants tiers. Qu’il soit effectu? en interne ou par un entrepreneur tiers, le processus g?n?re des ch?ques de paie papier individuels, ainsi que des d?p?ts directs sur les comptes bancaires des employ?s. De plus, la pr?paration de la paie comprend la cr?ation d’?tats d?taill?s et r?capitulatifs pour le d?p?t des montants n?cessaires pour couvrir les ch?ques et les d?p?ts directs, ainsi que pour les imp?ts et autres paiements aux organismes gouvernementaux ou aux compagnies d’assurance appropri?s. Les responsables de la pr?paration de la paie doivent fournir cette information au service des finances ou des comptes fournisseurs de l’employeur, dont le travail consiste ? s’assurer que les fonds pour payer les employ?s sont disponibles et correctement d?pos?s. Le traitement d’une paie comprend ?galement l’accumulation des donn?es n?cessaires aux ?tats financiers p?riodiques de l’entreprise et ? la production des d?clarations fiscales de fin d’ann?e des salari?s. Chaque paie est unique et doit ?tre correctement et minutieusement pr?par?e avant de pouvoir ?tre trait?e, que ce soit en interne ou par un tiers.
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