Tout employeur, grand ou petit, doit prévoir le paiement périodique des salaires, commissions et traitements à ses employés. Emploi complexe aux États-Unis, la préparation de la paie d’une entreprise consiste en un certain nombre de tâches différentes, notamment la vérification de la rémunération due aux employés, le calcul des revenus et des charges sociales à retenir sur le salaire, et le calcul des autres montants à retenir. . Bien qu’apparemment une tâche banale dont les éléments de base restent inchangés d’une semaine à l’autre, la préparation de la paie est un élément absolument critique du succès de toute entreprise, car les problèmes de paie entraînent une baisse spectaculaire du moral des employés.
Le premier élément d’une bonne préparation de la paie consiste à déterminer combien chaque employé doit être payé. Les salariés sont les plus faciles à payer, car ils reçoivent le même montant chaque semaine. Les employés horaires enregistrent généralement l’heure à laquelle ils commencent et terminent leur travail sur un système de chronométrage, et ces enregistrements sont utilisés pour calculer leur salaire. Un facteur de complication dans le calcul du salaire horaire est le temps supplémentaire, payé uniquement aux employés horaires mais à un taux plus élevé que leur salaire régulier. Les employés commissionnés sont généralement payés sur la base de leurs ventes, ce qui nécessite que les chiffres de vente pertinents pour chaque vendeur soient fournis au service de la paie en temps opportun. Les calculs de commission peuvent être compliqués lorsque les vendeurs travaillent ensemble sur une vente et divisent la commission, ainsi que par des taux de commission différents pour différents produits.
Certains employeurs ajoutent également à la rémunération de leurs employés, sous forme de primes, d’indemnités de vacances, de congés payés et d’indemnités de maladie, qui sont imposables, et le remboursement de dépenses professionnelles, qui ne sont généralement pas imposables. D’autres ajustements à la paie des employés qui pourraient être traités par le biais d’une paie sont le remboursement des frais de déménagement et le paiement des indemnités de voiture et d’essence. Différentes dispositions sont également prises pour régulariser la rémunération des vendeurs à commission afin de les aider à faire face aux extrêmes de rémunération périodique élevée et faible qui caractérisent la rémunération des vendeurs à commission.
Une fois que le revenu de chaque employé a été déterminé, les retenues et les déductions doivent être calculées. Les charges sociales pour la sécurité sociale, l’assurance-maladie, le chômage, l’invalidité et l’indemnisation des accidents du travail doivent être retenues sur chaque salaire soumis aux exigences et limites légales, et les impôts sur le revenu doivent être retenus sur le salaire de tous les employés dont le salaire dépasse un seuil statutaire. Les retenues volontaires telles que les primes d’assurance maladie, les cotisations aux comptes d’épargne-retraite, les comptes de dépenses flexibles et d’autres éléments doivent également être calculées. Un élément important de la préparation de la paie consiste à déterminer quels ajustements, qu’il s’agisse de déductions ou d’ajouts, ont lieu avant le calcul et la retenue d’impôt sur le revenu, et lesquels ont lieu par la suite. Une erreur dans cette détermination pourrait entraîner des conséquences fiscales gênantes pour l’employé.
Une fois la paie entièrement préparée, elle doit être traitée. Le traitement et la production de la paie sont devenus un processus hautement automatisé aux États-Unis, de nombreuses paies étant traitées par des sous-traitants tiers. Qu’il soit effectué en interne ou par un entrepreneur tiers, le processus génère des chèques de paie papier individuels, ainsi que des dépôts directs sur les comptes bancaires des employés. De plus, la préparation de la paie comprend la création d’états détaillés et récapitulatifs pour le dépôt des montants nécessaires pour couvrir les chèques et les dépôts directs, ainsi que pour les impôts et autres paiements aux organismes gouvernementaux ou aux compagnies d’assurance appropriés. Les responsables de la préparation de la paie doivent fournir cette information au service des finances ou des comptes fournisseurs de l’employeur, dont le travail consiste à s’assurer que les fonds pour payer les employés sont disponibles et correctement déposés. Le traitement d’une paie comprend également l’accumulation des données nécessaires aux états financiers périodiques de l’entreprise et à la production des déclarations fiscales de fin d’année des salariés. Chaque paie est unique et doit être correctement et minutieusement préparée avant de pouvoir être traitée, que ce soit en interne ou par un tiers.