La planification des achats est le processus utilisé par les entreprises ou les institutions pour planifier l’activité d’achat pour une période de temps spécifique. Ceci est généralement effectué au cours du processus de budgétisation. Chaque année, les départements sont tenus de demander un budget pour le personnel, les dépenses et les achats. Il s’agit de la première étape du processus de planification des achats.
Les budgets de tous les départements sont ensuite passés en revue et, dans une organisation engagée dans la planification des achats, les comptables passent du temps à trouver des exigences d’achat communes. Sur la base des budgets soumis, ils peuvent demander aux départements de travailler avec la centrale d’achat pour combiner leurs dépenses prévues pour des produits spécifiques. Ce processus fonctionne mieux dans une organisation qui s’engage à réduire les coûts. Les problèmes concernant les dates de livraison, la conformité des contrats et les problèmes de service client doivent être résolus en interne avant de conclure un contrat.
Le concept principal de l’approvisionnement est qu’une planification, une programmation et des achats groupés avancés se traduiront par des économies de coûts, une exploitation commerciale plus efficace et, par conséquent, une rentabilité accrue. Quatre étapes constituent la base de la planification des achats : les achats groupés, la livraison juste à temps, les prix de gros négociés et les frais administratifs réduits.
L’achat groupé est le processus consistant à combiner les besoins totaux en ressources pour différents départements et à créer un seul bon de commande. Les départements peuvent être physiquement situés dans une gamme de bâtiments, avec les dates de livraison, les quantités et les conditions indiquées dans le bon de commande. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises gouvernementales et du secteur public, où le même article peut être acheté pour un éventail d’institutions différentes.
La livraison juste à temps est un élément central de la planification des achats. Dans ce modèle, le coût du stockage est supporté par le fournisseur. Ils sont responsables de s’assurer que les quantités achetées de matériaux sont prêtes et disponibles pour la livraison aux dates et heures spécifiées. Ce type d’exigence de livraison est généralement associé à des achats groupés, ce qui permet de réduire les coûts de stockage.
La tarification en gros et la négociation sont très importantes lors de la planification des achats. Les organisations qui combinent la quantité totale requise pour une période de temps spécifique peuvent obtenir des prix inférieurs, en fonction d’un niveau de commande spécifique. Les négociations sont généralement menées à bien par le directeur des achats ou l’agent d’achat principal.
Les frais généraux administratifs représentent le coût pour l’organisation de l’ensemble du cycle de l’approvisionnement au paiement. Cela comprend les salaires et les coûts de soutien du personnel chargé des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes des fournisseurs. Un processus organisé et géré élimine une partie importante de ces coûts, car ils ne sont encourus qu’une seule fois pour chaque produit.