La saisie de données hors ligne consiste à saisir des informations dans une liste, une feuille de calcul, une base de données ou un programme de traitement de texte sans avoir besoin d’une connexion Internet. Alors que la grande majorité des entreprises font des affaires en ligne, plusieurs domaines utilisent encore cette forme de traitement de l’information. Les cabinets d’avocats, les institutions médicales, les sociétés financières et les hommes d’affaires individuels traitent souvent des données clients sensibles. Sans être connecté à Internet, ce type de saisie de données fait un pas supplémentaire en veillant à ce que les informations privées soient aussi classifiées que possible. C’est également un moyen pour les entreprises de maintenir de faibles coûts d’exploitation, évitant ainsi le besoin de bases de données et de formulaires Web coûteux.
Un commis à la saisie de données travaillant hors ligne peut mener ses activités à partir d’un bureau de l’entreprise ou de son domicile. La saisie de données à domicile a connu une popularité croissante alors que de plus en plus de personnes découvrent la facilité et la flexibilité qui accompagnent le travail à domicile. De nombreuses entreprises utilisent les opportunités de travail à domicile comme moyen de s’attaquer à de gros travaux sans dépenser beaucoup d’argent supplémentaire. En règle générale, les commis à la saisie de données à domicile sont embauchés en tant qu’entrepreneurs indépendants, ce qui permet aux employeurs d’économiser de l’argent sur les impôts et les avantages sociaux. Il existe également des sociétés tierces qui gèrent les travaux d’externalisation de la saisie de données et mettent les travailleurs en contact avec les opportunités d’emploi disponibles, mais ces sociétés facturent normalement des frais pour leurs services et toutes ne sont pas légitimes ; il est préférable de vérifier auprès du Better Business Bureau pour avoir une idée de l’authenticité d’une entreprise tierce.
Il existe plusieurs types de saisie de données hors ligne. Une tâche courante dans ce domaine est la saisie de données brutes dans des formulaires, des listes et des applications spécialisées, telles que la saisie d’adresses sur des étiquettes de publipostage. L’essentiel de la saisie hors ligne de la base de données consiste à transférer des données qui ne sont pas actuellement en ligne et à les enregistrer dans un nouvel entrepôt, soit sous la forme d’un formulaire, d’une base de données ou d’un programme de traitement de texte prédéterminés. Ce processus peut être utilisé à diverses fins, notamment le marketing, les ventes, la paie, la comptabilité et la fidélisation de la clientèle.
Ceux qui cherchent du travail en tant que commis à la saisie de données hors ligne doivent bien connaître les procédures de bureau standard. Une vitesse de frappe rapide, une familiarité avec les ordinateurs et les nouveaux types de technologies et la connaissance des techniques de conversion de données sont des compétences extrêmement souhaitables. Un haut niveau de précision est un must pour toute personne travaillant dans ce domaine. Bien qu’une connexion Internet active ne soit pas nécessaire pour les travaux de saisie de données hors ligne, certains postes peuvent nécessiter l’accès à certaines applications informatiques, scanners ou informations stockées sur des CD ou des DVD.