Le terme e-administration fait référence à la méthode d’automatisation des fonctions administratives clés à l’aide de technologies électroniques et informatiques. Le principal objectif de l’administration électronique est de réduire le gaspillage de papier et d’espace en convertissant les documents et fichiers importants en fichiers électroniques. Cette stratégie est devenue populaire dans de nombreuses industries où la paperasserie lourde est une partie importante de la conduite des affaires, telles que les agences de santé, juridiques, scientifiques et gouvernementales. Les entreprises privées ont également adopté l’administration électronique dans le but d’économiser du temps et des ressources.
Dans les entreprises qui utilisent l’administration électronique, moins de documents sont perdus ou mal traités par des personnes non autorisées. Les fichiers sont récupérés électroniquement, il reste donc un code électronique pour savoir qui a accédé aux documents. Ce système peut assurer la sécurité d’une entreprise en limitant qui peut consulter certains fichiers et en exigeant une autorisation pour toute autre personne ayant besoin d’accéder à certains dossiers. Ceci est particulièrement important dans les industries où la confidentialité des patients ou des clients est importante.
L’administration électronique devient également une pratique courante dans le monde des affaires, car de plus en plus de professionnels utilisent le courrier électronique, le traitement de texte et les réseaux sociaux. Ces méthodes de communication électroniques permettent aux gens de partager des informations, des documents et des enregistrements de manière transparente via Internet au lieu d’attendre les services traditionnels de courrier et de messagerie. Avec des pratiques de bureau automatisées en place, les messages sont transmis à une vitesse fulgurante, ce qui rend les processus beaucoup plus efficaces. L’administration électronique élimine les tracas liés à l’impression, l’envoi, le classement et la livraison de documents papier.
Les consommateurs bénéficient de l’administration électronique car elle influence la façon dont ils font leurs achats, achètent et vendent des biens ou accèdent aux dossiers. Les particuliers peuvent obtenir le soutien d’agences gouvernementales et d’organisations financières via Internet via des processus électroniques, plutôt que d’être obligés de se rendre dans des immeubles de bureaux. Les citoyens peuvent payer des impôts, obtenir des cartes d’identité de remplacement et effectuer des changements d’adresse électroniquement par téléphone ou par ordinateur. Les consommateurs peuvent rechercher des produits de première nécessité et demander des informations ou effectuer des achats de la même manière.
Dans certaines industries, l’administration électronique est une exigence. Dans le cadre de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) de 1996, le Congrès des États-Unis a exigé que tous les établissements de santé stockent les dossiers des patients dans un système électronique sécurisé. Cela a ouvert la voie à d’autres industries pour emboîter le pas en développant des politiques similaires. Cela a changé la façon dont de nombreuses entreprises traitent les dossiers et deviendra probablement une exigence pour toutes les organisations à l’avenir.
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