Une analyse fonctionnelle du travail (FJA) est un système conçu par le département américain du Travail dans les années 1940 pour déterminer tous les éléments d’un travail et les évaluer, en classant leur importance par rapport au travail. Il mesure le temps passé et la nature des interactions avec les choses, avec les données et avec les personnes. Une bonne analyse fonctionnelle des emplois mesure également la qualité de l’enseignement et de la supervision nécessaires, ainsi que la quantité de formation requise pour effectuer un travail de manière adéquate.
L’exhaustivité de l’analyse fonctionnelle des emplois la rend applicable à n’importe quel emploi dans une organisation. Par exemple, le FJA d’un ouvrier de production dans une usine notera le temps passé à installer des machines et à les faire fonctionner. Un FJA d’un poste de commis à l’expédition, d’autre part, se concentrerait sur le temps passé à déplacer et à manipuler des articles pour l’expédition. Le temps moyen consacré à la formation continue et à l’interaction routinière avec les superviseurs est également mesuré. Certains FJA peuvent être très exigeants, les moniteurs utilisant des chronomètres pour déterminer le temps exact nécessaire pour effectuer certaines tâches.
Les professionnels des ressources humaines effectuent des FJA et utilisent les résultats pour prendre un large éventail de décisions, des niveaux de dotation à la rémunération. Les FJA sont également inestimables lors de la prise d’autres décisions de gestion, telles que les réorganisations et les consolidations. Il est important de garder à l’esprit qu’une analyse fonctionnelle du travail évalue le travail lui-même, et non la personne qui occupe le poste. Une bonne analyse fonctionnelle du travail, cependant, est une aide inestimable pour évaluer la performance d’un employé, selon la théorie selon laquelle il faut savoir ce qu’un travail implique avant de pouvoir déterminer dans quelle mesure un employé l’a bien exécuté.
Les analyses fonctionnelles des postes sont utilisées par de nombreuses organisations comme première étape de la préparation de leurs descriptions de poste. Une analyse fonctionnelle approfondie du travail comprend des échelles qui mesurent les fonctions réelles d’un travail ainsi que les processus mentaux qui les accompagnent, tels que le raisonnement et le langage. Ce ne sont pas les seuls éléments d’un travail, cependant. Un FJA mesure également les interactions humaines incluses dans l’exécution du travail et la formation nécessaire pour bien exécuter le travail. La collecte de toutes ces données est très utile pour recruter de nouveaux talents.
Les tâches et les responsabilités associées à de nombreux emplois peuvent changer au fil du temps, même si les titres d’emploi restent les mêmes. Par exemple, de nombreux emplois de bureau traditionnels ont radicalement changé dans la seconde moitié du 20e siècle en raison de la bureautique qui a abouti à l’informatisation. Les analyses décrivant ces emplois montreraient les changements qu’ils ont subis dans de nombreux domaines et renforceraient la capacité de l’employeur à les gérer. Les FJA devraient donc être périodiquement examinés et mis à jour.
De nombreux emplois impliquent des compétences et des aptitudes techniques ou professionnelles. Ainsi, si le poste n’est pas vacant, il est préférable que l’examen et l’évaluation d’un travail particulier soient effectués par le personnel titulaire et de supervision. La participation des professionnels des ressources humaines à cette phase du processus FJA se limite souvent à la supervision et à l’orientation.
L’analyse proprement dite est la phase du processus où certaines hypothèses sont remises en question, notamment en ce qui concerne les crédits ou les exigences académiques. C’est aussi la phase au cours de laquelle la direction doit envisager la possibilité que des personnes handicapées exercent le travail. Il est légal aux États-Unis de refuser des candidats à un emploi en raison d’un handicap, mais les employeurs qui le font devraient être en mesure de prouver qu’un tel refus reflète l’absence d’une véritable qualification professionnelle (BFOQ) du candidat. Sans une telle documentation, les employeurs peuvent faire face à des défis juridiques importants.
Avant l’informatisation, la compétence principale de nombreux employés de bureau était l’utilisation d’une machine à écrire, un outil qui, comparé aux ordinateurs modernes, avait des avantages limités. Les mêmes compétences de saisie au clavier sont toujours nécessaires pour faire fonctionner les ordinateurs, mais la base de connaissances sous-jacente nécessaire pour produire un produit de travail significatif s’est considérablement étendue. Un FJA quantifie le temps qu’un travailleur passe sur un ordinateur, en faisant la distinction entre des tâches telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations et d’autres fonctions. Connaître ces informations est essentiel pour un recrutement réussi.
Les changements dans le flux de travail dans une usine peuvent également avoir un impact significatif sur les emplois des travailleurs de la production. Des modifications dans la manière dont les matières premières entrantes sont emballées, par exemple, peuvent augmenter ou réduire le temps d’introduction de ces matières premières dans le flux de travail. Si de telles modifications font gagner du temps, les bons gestionnaires alloueront fréquemment le temps ailleurs. Les gestionnaires qui gardent le contrôle du flux de travail de leurs services au moyen de FJA et d’observations intérimaires les géreront généralement plus efficacement.