L’approvisionnement électronique, ou l’approvisionnement électronique, est un processus impliquant l’utilisation de moyens électroniques pour acquérir des ressources telles que des matériaux, des fournitures et des équipements. Ce processus est similaire aux achats au détail en ligne, mais traite souvent avec des types de vendeurs différents des achats en ligne classiques. Habituellement, les entreprises s’engagent dans cette pratique, mais les consommateurs peuvent également utiliser des méthodes d’achat en ligne, en particulier pour les produits ou services qu’ils utilisent régulièrement. Un consommateur ou une entreprise peut effectuer des achats électroniques manuellement en visitant des sites Web et en commandant des produits ou des services, ou ils peuvent laisser un programme exécuter ces fonctions automatiquement.
Les logiciels utilisés à cette fin sont de plusieurs types. Certains logiciels peuvent être conçus spécifiquement pour les fonctions d’e-procurement. Les logiciels multifonctions, tels qu’un programme de planification des ressources de l’entreprise (ERP), peuvent inclure des fonctionnalités d’approvisionnement électronique. Généralement, les grandes entreprises utilisant l’e-procurement optent pour un logiciel ERP multifonction. Les propriétaires de petites entreprises utilisent plus fréquemment des programmes dédiés pour les commandes récurrentes de fournitures et de services, principalement parce qu’ils sont peu coûteux et ont des fonctionnalités limitées qui s’appliquent plus directement aux besoins des petites entreprises.
Les systèmes d’approvisionnement électronique peuvent généralement commander automatiquement des fournitures lorsque le système indique qu’il en faut davantage. Bien que cette fonction puisse être utile pour les grandes entreprises avec des poches profondes, en particulier celles qui déplacent un grand nombre de commandes, elle peut causer d’énormes problèmes pour les petites entreprises qui n’ont pas les ressources disponibles pour justifier une commande automatique. Une entreprise au capital liquide limité peut être confrontée à d’énormes problèmes si un programme d’approvisionnement électronique passe une commande au mauvais moment. Essentiellement, ce n’est une bonne idée d’utiliser la commande automatique que si l’entreprise dispose de suffisamment d’argent de poche pour absorber facilement une commande déclenchée de manière inattendue. Une option pour une entreprise à capital limité est de disposer d’un programme d’e-procurement de gestion des alertes lorsqu’une commande doit être passée, sans pour autant passer la commande à un fournisseur.
Supposons qu’une grande entreprise fabrique beaucoup de chaises à partir d’un certain type de bois. Avant que l’entreprise puisse fabriquer les chaises, elle doit avoir le bois à portée de main. Une entreprise qui déplace un volume important de chaises peut utiliser un système de commande automatique pour s’assurer que le bois est toujours là lorsque l’entreprise doit fabriquer une commande. Certains logiciels peuvent commander des fournitures supplémentaires lorsque les fournitures sont faibles, tandis que d’autres peuvent passer une commande de fournitures lorsque l’entreprise reçoit une commande pour son produit.