L’approvisionnement électronique est le processus d’achat de matériaux sur Internet. La véritable définition de l’approvisionnement électronique est l’utilisation de systèmes informatiques électroniques pour gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement, de l’achat au paiement. Le contraire de l’approvisionnement électronique est le commerce électronique. Dans le commerce électronique ou le commerce électronique, l’entreprise héberge un site Web et une infrastructure pour permettre aux clients d’acheter du matériel en ligne. Un processus d’approvisionnement électronique est l’utilisation du site Web de commerce électronique d’une autre entreprise.
Afin de configurer l’approvisionnement électronique, trois éléments doivent être résolus : le processus commercial, l’intégration avec le système comptable et le support. La principale raison de la mise en œuvre de ce type d’approvisionnement est la réduction des coûts pour l’organisation d’achat. Les gains d’efficacité réduisent le temps du personnel et le niveau d’effort requis pour mettre à jour le système d’achat manuellement, ainsi que pour gérer le processus des comptes créditeurs.
Deux processus métier sont utilisés : centralisé et décentralisé. Dans un modèle centralisé, les utilisateurs sélectionnent leurs produits à partir d’un outil d’achat en ligne ou entrent les détails de leur demande d’achat en remplissant un formulaire en ligne. Ces demandes sont adressées au personnel d’approvisionnement central, qui les examine, ajoute des comptes internes, sélectionne le fournisseur, puis soumet le bon de commande. Le rôle principal du personnel chargé des achats est de s’assurer que le fournisseur approprié est sélectionné et de regrouper les commandes similaires.
Dans un modèle décentralisé, chaque individu ou service peut utiliser l’outil en ligne pour créer des bons de commande pour les biens ou services dont il a besoin. Ces commandes sont envoyées directement au fournisseur. Il n’y a pas d’interaction avec le service achats interne.
La grande majorité des entreprises disposant des ressources nécessaires pour prendre en charge les achats électroniques sont suffisamment grandes pour disposer d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou d’un système comptable intégré. Ces types de systèmes intègrent toutes les fonctions administratives de l’entreprise ensemble, permettant une plus grande flexibilité et une délégation de responsabilité. Le module d’approvisionnement est généralement intégré au système comptable, ce qui permet de traiter les bons de commande et les paiements de factures via l’un ou l’autre module.
L’approvisionnement électronique nécessite du personnel de soutien à la fois en interne et au niveau des fournisseurs. Certaines entreprises créent un service client dédié à la formation, à la documentation et au support du système électronique. D’autres intègrent toutes les fonctions administratives dans un seul groupe de soutien.
L’approvisionnement électronique devrait connaître une croissance constante au cours des cinq à dix prochaines années, alors que les entreprises cherchent à réduire les inefficacités, à accroître l’utilisation de la technologie et à améliorer les processus commerciaux. Il existe de nombreux éditeurs de logiciels spécialisés dans ce domaine. De plus, de nombreuses sociétés de logiciels de comptabilité ajoutent cette fonction à leur offre standard pour répondre à la demande des clients.