Le suivi des stocks est le processus de maintenance d’un système qui traite non seulement l’ajout d’articles à un inventaire, mais également tous les décaissements de cet inventaire existant. Le suivi fournit également normalement des informations qui permettent de reconstituer l’inventaire en temps opportun. L’objectif de tout effort de suivi réussi est de s’assurer que l’inventaire est maintenu à un niveau qui aide l’entreprise à atteindre ses objectifs. Comme il existe de nombreux types d’inventaires différents, les stratégies utilisées dans le cadre du suivi des stocks varient d’un environnement à l’autre.
Lorsqu’il s’agit de suivre l’activité dans un stock de produits finis, les méthodes d’inventaire appliquées permettront de comptabiliser facilement tous les produits récemment produits et ajoutés au stock total, ainsi que de documenter toute expédition de produits aux clients qui réduit le inventaire. Traditionnellement, cela impliquait de conserver des enregistrements de production détaillés qui étaient appliqués à une liste d’inventaire en cours, ainsi que de soustraire les marchandises extraites de l’inventaire pour remplir les commandes des clients. Aujourd’hui, les logiciels d’inventaire informatique permettent de se connecter directement aux systèmes de production et de commande pour ajuster le solde des stocks en temps réel, un processus qui permet de réduire la marge d’erreur sur le solde des stocks.
Les stocks de matières premières ou de matières premières sont également maintenus à l’aide de divers types de méthodes de suivi des stocks. Ici, l’accent est mis sur la réception des matériaux dans l’inventaire au fur et à mesure qu’ils arrivent à l’usine, tout en tenant compte de toutes les matières premières qui sont délivrées aux divers départements de l’usine quand et selon les besoins. De nombreuses stratégies pour maintenir l’inventaire nécessitent de réorganiser les matières premières lorsqu’elles atteignent un certain niveau minimum. Appelée dans certains cercles la commande par usage, cette méthode permet de garantir que les matériaux essentiels au fonctionnement de l’usine sont toujours disponibles, les nouveaux matériaux arrivant juste avant que le stock existant ne soit épuisé. Si elle est structurée correctement, la commande basée sur l’utilisation permet d’éviter un inventaire élevé soumis à des taxes supplémentaires, mais évite également les dépenses liées à l’arrêt temporaire de l’opération en raison d’un manque de matériaux.
L’essentiel de la planification des stocks peut être adapté à presque toutes les situations. Les mêmes principes généraux qui régissent les efforts de suivi des stocks d’une grande usine de fabrication peuvent également être utilisés pour créer des modes efficaces de gestion des stocks pour un petit bureau. Les stratégies de suivi des stocks les plus efficaces permettent de fonctionner avec un stock relativement réduit qui est réapprovisionné à temps pour répondre aux besoins de l’entreprise, mais pas si longtemps à l’avance que les articles restent sur les étagères pendant de longues périodes.
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