La comptabilité de gestion des stocks est un processus commercial interne que les entreprises utilisent pour assurer un bon contrôle des stocks. Ce processus fait souvent partie du service de comptabilité et implique une utilisation intensive du progiciel de comptabilité automatisé de l’entreprise. Les rapprochements sont une partie importante de la comptabilité de gestion des stocks, car les comptables devront examiner les informations stockées dans le logiciel informatique et les comparer à l’inventaire réel dans l’entrepôt de l’entreprise. Quelques options différentes sont disponibles pour les entreprises qui ont besoin d’instituer un processus de comptabilité de gestion pour les stocks.
L’une des premières questions qu’une entreprise doit décider pour son processus de comptabilité de gestion des stocks est d’exploiter un système d’inventaire perpétuel ou périodique. Un système perpétuel mettra à jour les comptes d’inventaire chaque fois que l’entreprise achète, vend ou ajuste des articles d’inventaire dans le logiciel de comptabilité. Ce système garantit également que l’entreprise dispose d’un registre précis des stocks en termes de dollars globaux. Moins de rapprochement est nécessaire pendant le processus d’inventaire perpétuel car le système maintient un suivi constant de l’inventaire.
Les systèmes d’inventaire périodique sont moins intenses que les systèmes perpétuels. Cependant, le système est moins précis et nécessite un inventaire complet toutes les quelques semaines ou quelques mois. Les comptables devront créer un enregistrement d’inventaire à partir de leur progiciel et le comparer à l’inventaire réel. Des ajustements importants sont souvent nécessaires pour corriger des différences importantes entre les deux chiffres d’inventaire.
Une autre partie importante de la comptabilité de gestion des stocks consiste à sélectionner un système d’évaluation des stocks. Les méthodes d’évaluation des stocks comptables courantes comprennent FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, premier sorti) et la moyenne pondérée. De nombreuses entreprises utilisent la méthode FIFO car elle est simple et entraîne la vente en premier des stocks plus anciens, ce qui réduit les risques de radiation pour les stocks obsolètes. L’évaluation des stocks LIFO vend d’abord les stocks les plus récents ; cela se traduit souvent par un coût plus élevé des marchandises vendues et un revenu net inférieur. Par conséquent, LIFO entraînera une diminution de l’impôt à payer pour la société à la fin de l’année.
Les contrôles internes sont une autre partie de la comptabilité de gestion des stocks. Ces contrôles limitent le nombre d’employés pouvant accéder aux informations d’inventaire ou effectuer des ajustements ou d’autres activités comptables liées à l’inventaire. Par exemple, les contrôles restreindront l’accès au système, créeront des pistes d’audit afin que les responsables puissent voir quel employé a travaillé sur des projets d’inventaire, verrouiller l’inventaire physique dans des emplacements sécurisés et utiliser des audits périodiques pour fournir un avis tiers sur le processus d’inventaire de l’entreprise. D’autres contrôles peuvent être nécessaires en fonction des procédures d’exploitation de l’entreprise et du secteur, comme la fabrication ou la vente au détail.