L’externalisation des achats est un terme général utilisé pour décrire une situation dans laquelle une entreprise ou une organisation achète des services d’approvisionnement auprès d’une entreprise externe. L’externalisation est un modèle commercial depuis très longtemps, mais elle a gagné en notoriété au milieu des années 1990 lorsque les grandes entreprises ont commencé à réduire les postes bien rémunérés en faveur de l’externalisation des fonctions administratives vers des entreprises situées dans d’autres pays. L’objectif principal de l’externalisation est d’améliorer l’efficacité et de réduire les frais généraux administratifs.
Le terme approvisionnement est utilisé pour décrire un large éventail d’activités, principalement axées sur l’achat de biens et de services auprès d’autres fournisseurs. Les méthodes et processus utilisés varient légèrement selon l’industrie, mais sont pour la plupart assez génériques. De nombreuses entreprises adoptent une approche progressive de l’externalisation, permettant à une entreprise d’approvisionnement d’effectuer toutes les transactions en dessous d’un seuil spécifique sans l’approbation du client. Toute négociation ou tout contrat dépassant un certain montant en dollars peut être mené à terme par le client, avec l’aide et les conseils de spécialistes de l’approvisionnement, au besoin.
Lorsque vous recherchez une entreprise d’externalisation des achats, trois domaines doivent faire partie du processus d’examen : le mode de paiement, les services exacts à fournir et les mesures pour évaluer les performances. Les entreprises qui sous-traitent l’approvisionnement à des entreprises situées à l’étranger doivent revoir les obligations contractuelles légales, les heures d’ouverture et la contribution ou l’accès de la direction. La sélection d’une société de services d’approvisionnement doit être effectuée dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert. La qualité des réponses aux appels d’offres peut être très révélatrice, car ce type de travail est la fonction principale d’une entreprise de services d’approvisionnement.
Il existe deux modes de paiement différents couramment rencontrés dans l’externalisation des achats : le pourcentage des achats ou le taux forfaitaire par bon de commande. Le pourcentage des achats est un pourcentage forfaitaire facturé sur la base des dépenses totales traitées par la société de services. Une facture est généralement soumise chaque mois, indiquant la valeur en dollars de toutes les commandes traitées, le montant total des économies réalisées et le montant dû pour les services rendus. Le taux forfaitaire est basé sur le volume des transactions. Les deux méthodes peuvent être manipulées pour gonfler les valeurs des factures et doivent être soigneusement gérées.
La liste des services que l’entreprise de services d’approvisionnement fournira doit être clairement définie. Les conditions de paiement, les exigences de déclaration, les procédures d’escalade et le niveau de service sont tous importants dans ce type d’accord. Assurez-vous qu’ils sont inclus dans le contrat à un niveau très détaillé. Les mesures que l’entreprise fournira doivent être liées aux services contractuels. Ces valeurs sont utilisées pour déterminer si la société d’externalisation d’approvisionnement respecte son accord contractuel et de niveau de service.