Un compte de remboursement de miles peut faire référence à deux choses différentes. Le premier est un type de compte détenu par un employé dans une entreprise où il travaille; lorsqu’elle part pour des voyages d’affaires qualifiés, elle peut alors soumettre un formulaire de remboursement de kilométrage, et les fonds seront placés sur le compte, qui n’est souvent qu’une carte de crédit professionnelle. Le deuxième type de compte de remboursement de kilométrage est mis en place par l’entreprise elle-même, et est généralement un montant de fonds spécifié par l’entreprise et destiné au remboursement des employés pour les voyages d’affaires. Cela aide l’entreprise à gérer les dépenses et à maintenir un budget mensuel ou annuel.
Le premier type de compte de remboursement de kilométrage est l’un des avantages souvent offerts aux employés des grandes entreprises. Le remboursement peut couvrir les frais d’essence pour utiliser sa propre voiture, ou il peut couvrir les coûts d’une voiture de location et le gaz nécessaire pour la voiture. Il peut également couvrir les billets d’avion si ce type de voyage est requis, en plus d’autres frais de voyage comme une chambre d’hôtel. Le remboursement du kilométrage ne se réfère pas nécessairement uniquement aux miles parcourus. Ces comptes sont parfois également appelés comptes de remboursement de voyage.
Les entreprises demanderont généralement aux employés de soumettre des reçus et émettront ensuite un chèque de remboursement, ou pourront simplement donner aux employés une carte de crédit d’entreprise à utiliser, puis remplacer les fonds du compte de remboursement de miles. Les employés doivent s’assurer de garder une trace précise de l’argent qui est dépensé puis soumis pour remboursement, et s’assurer que seules les dépenses admissibles sont soumises. Sinon, on peut perdre le privilège d’accéder à un compte de remboursement de miles ou se voir interdire de faire des voyages d’affaires à l’avenir.
Le deuxième type de compte de remboursement de kilométrage est utilisé par les entreprises à des fins de budgétisation plus large. L’argent est rarement placé dans un compte distinct du reste des fonds de paie ou de dépenses d’entreprise, mais souvent un logiciel de comptabilité est utilisé pour désigner le but des fonds dans ces grands comptes. Un certain montant par mois ou par an peut être autorisé pour le remboursement du kilométrage, et si les employés dépassent ce montant, le nombre de voyages d’affaires autorisés peut être réduit, ou un audit peut être effectué pour s’assurer que les fonds sont utilisé de manière appropriée. Tenir les comptes de cette manière permet également de faciliter la comptabilité et d’équilibrer les revenus et les pertes à la fin de l’année.