Un dossier administratif est tout type de document lié à la manière dont une organisation est gérée ou gérée. Les professionnels conservent des dossiers administratifs afin qu’ils puissent avoir un historique des opérations, des réunions, des clients et des finances. Dans certains cas, un dossier administratif peut être requis à des fins légales. Ces documents sont souvent stockés électroniquement. Cependant, lorsque des documents administratifs officiels sont requis, les professionnels peuvent imprimer des documents sur du papier filigrané ou scellé pour montrer qu’il s’agit de documents autorisés.
Un chef d’entreprise peut utiliser un dossier administratif pour prendre des décisions financières. Par exemple, s’il planifie le budget d’un projet particulier, il peut accéder aux dossiers pour savoir combien a été dépensé dans le passé. Les dossiers administratifs financiers peuvent également être utilisés dans les processus d’audit qui sont effectués en interne à des fins de planification financière ou en externe par des organismes de réglementation.
Il est également courant qu’un dossier administratif soit conservé à des fins de gestion des installations. Dans les scénarios où un responsable doit superviser les installations pour s’assurer qu’elles sont conformes aux réglementations en matière de sécurité et de santé, les dossiers peuvent être utiles pour prouver qu’il a pris les précautions nécessaires. Si un accident survient dans une installation, un responsable peut produire les dossiers administratifs nécessaires pour montrer qu’il n’est pas responsable des dommages ou des lésions corporelles.
Un dossier administratif peut être extrêmement important lorsqu’il s’agit de suivre un contrat. Si une personne est accusée de se comporter d’une manière contraire aux termes d’un contrat, des poursuites judiciaires pourraient s’ensuivre. Dans ce cas, les dossiers administratifs peuvent être utilisés pour prouver l’innocence ou la culpabilité d’un individu.
Les dossiers administratifs sont souvent utilisés dans les cas où une entreprise ou une agence est accusée d’opérer d’une manière préjudiciable à la santé ou à la sécurité environnementale ou publique. Dans ces cas, un juge peut exiger qu’une organisation soumette son dossier administratif. Un enregistrement, dans ce scénario, peut être une trace écrite qui aide les responsables juridiques à comprendre les mesures prises par une organisation. Les juges peuvent utiliser ces documents pour déterminer si une organisation se comportait de manière malveillante ou capricieuse.
Un dossier administratif peut être conservé par tout professionnel d’une organisation qui a accès aux informations concernant les décisions de gestion. Dans certains cas, les gestionnaires et les cadres peuvent embaucher des assistants qui tiennent des registres des réunions et des actions effectuées. Les travaux qui font l’objet d’un suivi numérique, tels que les transactions financières et la saisie de données, peuvent également être utilisés dans un dossier administratif.