Un dossier de santé électronique certifié (DSE) est un système logiciel qui répond aux critères gouvernementaux d’« utilisation significative » du dossier électronique. « Utilisation significative » signifie que le programme gère l’information d’une manière qui favorise une meilleure communication ou produit une meilleure qualité de soins. Le bureau du coordonnateur national des technologies de l’information en santé (ONC) définit l’ensemble des tâches logicielles essentielles que chaque DSE doit effectuer pour obtenir la certification. Pour prouver « une utilisation significative », le DSE certifié doit soumettre des rapports détaillés au Center for Medicare and Medicaid Services (CMS) afin que les performances d’un fournisseur de soins de santé puissent être évaluées. De plus, un DSE certifié doit compiler certaines informations sur le dossier d’un patient, permettre le partage d’informations médicales entre les prestataires de soins de santé et transmettre électroniquement les ordonnances tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.
Les DSE sont évalués par des installations d’essai indépendantes et accréditées et certifiés par la Commission de certification des technologies de l’information sur la santé (CCHIT) ou une autre des six entités de certification approuvées. Pour devenir un DSE certifié, une entreprise de logiciels soumet volontairement son système DSE complet ou simplement un module individuel à tester. Les critères de certification « utilisation significative » comprennent la prescription électronique, l’accès des patients aux dossiers via des portails en ligne, le partage des dossiers médicaux entre les médecins traitants et la déclaration aux bases de données gouvernementales pour la surveillance de la santé publique. Un DSE certifié doit non seulement prescrire électroniquement mais aussi vérifier les interactions médicamenteuses, les allergies. De plus, le logiciel doit démontrer un contrôle sur les personnes qui accèdent, se déconnecter automatiquement, authentifier l’utilisateur et crypter les données pour assurer la sécurité des données des patients.
Un DSE certifié doit également tenir à jour des listes de médicaments actifs, de problèmes, d’allergies, de signes vitaux et de vaccinations pour chaque patient. Les données démographiques des patients, y compris le statut tabagique du patient, et les résultats des tests de laboratoire doivent être accessibles via le DSE. Un DSE certifié suit également les souhaits des patients en matière de réanimation, les instructions de sortie, les ordonnances informatisées des médecins et les ressources d’apprentissage pour le patient. Les mesures de la qualité clinique peuvent également être tracées et tabulées pour les rapports aux agences gouvernementales. Les agences de test disposent généralement d’une équipe, composée de médecins, d’infirmières et d’analystes de logiciels, qui effectue une série de tests sur des échantillons de données de patients à l’aide du logiciel EHR pour déterminer la conformité à toutes les réglementations.
Une fois qu’un système de DSE a réussi tous les tests, un organisme de certification délivrera la certification et affichera l’entreprise sur une liste de systèmes de DSE certifiés sur le site Web de l’ONC. Deux types de certification existent, selon que le logiciel soumis est un système DSE complet ou simplement un module. Pour des systèmes de DSE complets, les 33 critères d’utilisation significative doivent être remplis. Si le logiciel n’est qu’un module, au moins neuf des 33 critères doivent être satisfaits.