Lorsqu’un employé quitte une entreprise, un formulaire d’entretien de départ peut aider cette entreprise à déterminer les raisons du départ et si ces raisons pourraient ou non affecter les employés actuels ou potentiels à l’avenir. Un formulaire d’entretien de sortie est soit un questionnaire rempli par l’employé qui quitte, soit une liste de contrôle des questions d’entretien à poser à l’employé par l’enquêteur. Dans les deux cas, le formulaire d’entretien de sortie est un outil précieux pour les employeurs.
L’objectif d’un formulaire d’entretien de départ est de connaître tous les facteurs qui ont conduit à la décision d’un employé de quitter l’entreprise. Cela comprend les raisons d’une autre recherche d’emploi, la disponibilité de la formation ou de l’avancement, la façon dont l’employé s’entend avec ses superviseurs et ses collègues, si l’employé a estimé que la rémunération était adéquate et le niveau de plaisir du travail, entre autres. Avec un employé précieux, un formulaire d’entretien de sortie peut éventuellement déterminer s’il existe des conditions dans lesquelles l’employé pourrait changer d’avis. De plus, l’entreprise doit essayer de découvrir s’il existe des circonstances qui affectent d’autres employés actuels afin d’atténuer le roulement du personnel.
La participation à un entretien de sortie doit être volontaire, l’employé devant remplir un autre questionnaire s’il n’est pas à l’aise avec le processus d’entretien. Souvent, un employé sera plus ouvert aux informations s’il n’est pas en face à face avec un représentant de l’entreprise. De plus, le patron actuel de l’employé ne doit pas être la personne qui exécute un entretien de sortie. Si un tiers objectif mène l’entretien, l’employé pourrait se sentir plus à l’aise de divulguer des informations sur ses conditions de travail actuelles. En fait, le patron actuel de l’employé peut être la raison de la décision, et l’employé doit se sentir à l’aise de le dire à quelqu’un d’autre.
Les questions sur un formulaire d’entretien de sortie sont généralement très simples et directes, et un entretien de sortie doit être rapide et facile pour l’employé sortant. Souvent, l’employeur veut laisser une bonne impression à l’employé et montrer qu’il se soucie des raisons du départ. Lorsqu’une grande entreprise prend le temps d’interroger un employé qui part, cela peut donner à l’employé l’impression qu’il a largement contribué à l’entreprise dans son ensemble.
L’analyse d’un formulaire d’entretien de sortie peut être aussi simple qu’une discussion entre gestionnaires, ou il peut s’agir d’une procédure plus scientifique d’analyse des données. Dans les grandes entreprises complexes, des postes entiers peuvent être dédiés à l’analyse de ces informations. Si les employeurs sont qualifiés pour les entretiens de départ, ils peuvent trouver une mine d’informations dans les données qui peuvent les aider à mieux gérer leurs employés actuels.