Une entreprise de fabrication a trois composants principaux à suivre pendant les processus de production: les matériaux, la main-d’œuvre et les frais généraux. Les comptables analytiques utilisent différents livres comptables – journaux ou grands livres – pour suivre les coûts associés à toute activité de production. Un grand livre d’articles conserve toutes les transactions liées à l’achat et à l’utilisation d’articles pour la production de marchandises. Toute utilisation ou tout mouvement d’articles a une entrée dans ce grand livre, que la société utilise un ordre de fabrication ou un système de valorisation des coûts de processus. Un registre de matières est d’une grande importance pour une entreprise de fabrication.
Un grand livre articles peut avoir plusieurs livres auxiliaires ou journaux. Cela permet une approche plus approfondie de l’enregistrement et de la communication des chiffres financiers relatifs aux activités de production. Quelques livres auxiliaires courants peuvent être des comptes fournisseurs, des journaux différents pour les types de matériaux utilisés dans la production et des livres comptables similaires. Le grand livre principal ne contient que les informations agrégées pour diverses transactions, ce qui rend le livre plus concis lors de l’examen des chiffres. Les comptables analytiques sont responsables de la gestion de tous les livres et livres auxiliaires dans ce processus comptable.
Les articles directs sont les seuls articles ou transactions enregistrés dans un grand livre d’articles. Les articles ont la classification de matériaux directs lorsque la ressource est absolument nécessaire pour produire un produit. Par exemple, les widgets en acier nécessitent de l’acier comme principal matériau de production. Tous les achats ou utilisations d’acier de l’inventaire des matériaux de l’entreprise sont représentés dans le grand livre des matériaux. Encore une fois, les livres auxiliaires peuvent être nécessaires si une entreprise a besoin de plusieurs types de matériaux directs pour produire un bien.
Plusieurs grands livres et comptes financiers constituent le système de comptabilité analytique d’une entreprise. Parallèlement à un grand livre de matières directes, les comptables peuvent utiliser des registres pour enregistrer la main-d’œuvre directe pour la production de biens et les frais généraux – coûts indirects qui ne peuvent être rattachés à un seul bien. Tous ces comptes individuels sont transférés dans le compte des travaux en cours (WIP) dans le système de comptabilité analytique. Le compte WIP indique le coût de chaque ressource actuellement utilisée dans la production de biens. Par conséquent, une écriture aura une représentation dans au moins deux ledgers, tels que le ledger articles et le ledger WIP, par exemple.
Le but des grands livres est de garder un œil sur le coût des matériaux utilisés lors de la production des marchandises. Tous les lots ou le traitement des marchandises entraînent certains types de coûts. Les comptables analytiques ont besoin de ces informations pour répartir les coûts de production sur toutes les marchandises dans le processus de fabrication. Cela permet à une entreprise d’évaluer l’efficacité avec laquelle elle utilise les matériaux pour produire des articles.