Les numéroteurs automatiques sont des dispositifs de communication qui permettent de composer simultanément de grandes quantités de numéros de téléphone. Il existe un certain nombre de types différents d’équipement de numérotation automatique, chacun fournissant un ensemble différent d’outils auxiliaires adaptés à diverses situations. Le numéroteur automatique est largement utilisé par la plupart des entreprises de télémarketing aujourd’hui ainsi que dans les centres d’appels exploités par les grandes entreprises.
La création d’un système de numérotation automatique implique généralement une combinaison de matériel et de logiciel afin d’exécuter la fonction. Le matériel comprend un système téléphonique, une batterie de lignes ou de lignes à utiliser à des fins de numérotation et un numéroteur automatique capable d’exécuter des fonctions de tonalité et de reconnaissance vocale. Le logiciel fournit la plate-forme pour créer des listes d’appels, planifier un nombre spécifique de tentatives de recomposition pour chaque numéro qui ne s’est pas connecté, et également établir le protocole pour ce qui se passe lorsqu’une connexion est établie.
Il existe essentiellement trois façons de configurer un numéroteur automatique. La configuration la plus basique relie le système de numérotation automatique à un opérateur. Un composeur automatique de base nécessite généralement une mise en file d’attente manuelle d’une liste d’appels prédéterminée afin de lancer le processus. Le composeur automatique procède ensuite à la numérotation des numéros de la liste, avec autant de numéros composés en même temps. Lorsqu’une connexion est établie, la ligne est immédiatement transférée à l’opérateur qui commence alors à interagir avec l’individu à l’autre bout de la connexion. Cette approche est idéale pour les petites entreprises
Une légère variation par rapport au processus de base du composeur automatique permet de transférer la ligne au prochain opérateur disponible. Ceci est accompli en utilisant le logiciel pour créer ce qu’on appelle un groupe de recherche. Essentiellement, lorsqu’une connexion est établie, le composeur automatique commence alors à rechercher le prochain opérateur disponible dans le groupe de recherche et transfère automatiquement la ligne à cet opérateur. Le processus est souvent transparent pour l’appelé et il y a peu ou pas de décalage dans le transfert de la connexion. Cette approche permet généralement de composer simultanément de plus grands blocs de numéros à partir d’un centre d’appels central et peut ne pas nécessiter une invite manuelle pour lancer la numérotation.
Une configuration de numérotation automatique légèrement plus sophistiquée est utilisée dans de nombreuses situations de télémarketing. Ici, le composeur automatique commence à lire un message préenregistré une fois qu’une connexion est établie. Le message peut inviter l’individu à appuyer sur une touche du clavier à touches du téléphone afin de parler à un représentant ou permettre à l’appelé d’accéder à un menu qui peut être parcouru à l’aide d’invites à touches. Une application courante consiste à créer un message d’attente qui invitera l’appelé à rester en ligne pendant que la connexion est transférée à un opérateur. Cette approche est idéale pour une utilisation avec des campagnes politiques, des annonces civiques ou d’autres applications où il n’est pas souhaitable ou faisable de maintenir une grande force d’employés pour les projets de télémarketing.
Presque tous les types de composeurs automatiques incluent une technologie qui permet au système de reconnaître lorsqu’une connexion a été établie au point de terminaison. Cependant, cette reconnaissance se limite normalement à interpréter les tonalités qui se produisent lorsqu’une connexion est établie ou à reconnaître le son d’une voix humaine. Cela signifie qu’un numéroteur automatique de base ne peut pas faire la différence entre une personne qui répond au téléphone et un répondeur qui décroche la connexion et commence à lire un message préenregistré.