Un accusé de réception de courrier certifié permet aux expéditeurs de vérifier que les destinataires ont reçu une lettre ou un document posté. Chaque pièce de courrier certifié a un numéro de suivi unique qui est imprimé sur le reçu. Un reçu est rempli avec le nom de l’expéditeur, le nom et l’adresse du destinataire et le montant total des frais de port. Une fois que le destinataire a signé la lettre, l’expéditeur reçoit une copie de la signature et de la date de livraison.
Les industries qui traitent des documents et des avis juridiques, tels que l’immobilier, doivent obtenir la preuve que ces documents et avis ont été reçus par leurs destinataires prévus. Par exemple, un propriétaire a besoin d’une preuve que des avis de loyer et d’expulsion en retard ont été reçus afin de procéder à la prochaine action. Le libellé du bail offre généralement au locataire une sorte de protection, comme un préavis de trois jours pour rembourser le loyer dû, avant qu’une expulsion puisse avoir lieu. Étant donné que le courrier certifié nécessite une signature pour être livré, c’est un moyen d’obtenir une documentation écrite que le locataire a reçu l’avis.
Le bureau de poste des États-Unis livre et distribue du courrier certifié. Un reçu de courrier certifié peut être obtenu à partir de n’importe quel bureau de poste américain ou via la boutique en ligne de l’agence. Il ne coûte rien d’obtenir des fournitures d’expédition certifiées, mais il en coûte des frais d’affranchissement supplémentaires pour envoyer du courrier certifié.
Remplir un reçu de courrier certifié est assez simple. Le reçu est attaché sur le côté de l’enveloppe postale, avec le code à barres certifié et le numéro de suivi restant sur la pièce de courrier. Une partie perforée est remplie avec les frais postaux applicables ainsi que le nom et l’adresse du destinataire. De couleur verte, un reçu de courrier certifié contient le numéro de suivi sur les deux parties.
Des étiquettes d’accusé de réception peuvent être attachées au dos de l’enveloppe postale. C’est ce qui est retourné à l’expéditeur une fois la signature du destinataire obtenue. Sur l’étiquette du récépissé de retour figureront le nom de l’expéditeur et le nom du destinataire. En bas se trouve un endroit où le destinataire du courrier doit signer.
La preuve de livraison n’est pas le seul avantage d’un accusé de réception de courrier certifié. Les expéditeurs peuvent utiliser le numéro de suivi pour voir si l’avis a été remis au cas où l’accusé de réception se perdrait par la poste ou l’expéditeur ne voudrait pas payer pour le service d’accusé de réception. Le courrier certifié équivaut en quelque sorte à la livraison d’un document par l’intermédiaire d’un service de messagerie officiel.