Un système de réunion est une technique utilisée pour rendre les réunions, conférences ou autres rassemblements d’individus plus fluides, parvenir à des décisions mutuellement acceptables ou atteindre un objectif. Il existe de nombreux systèmes de réunion différents qui sont disponibles pour les entreprises, les groupes ou les organismes gouvernementaux afin de faciliter efficacement les réunions. Le système de réunion utilisé est souvent décidé par la direction d’une entreprise, ou convenu par un vote majoritaire au sein d’un groupe. Un système peut être structuré ou non structuré, et est souvent lié par certaines règles et contraintes de temps.
“Robert’s Rules of Order” est un système de réunion commun qui est utilisé par de nombreuses entreprises et organes parlementaires. Le système a été développé au début du 20e siècle et utilise une série de règles pour la conduite d’une réunion. Les réunions tenues en utilisant les règles de procédure de Robert ont souvent un président ou un président qui supervise les événements. Les règles régissent qui peut parler, combien de temps cette personne peut parler, comment les points sont votés et l’ordre des événements au cours de la réunion. Le système peut être modifié pour répondre aux besoins d’une entreprise, ou amendé par une entité gouvernementale qui l’utilise. L’avantage de ce type de système est qu’il évite souvent que de longs débats ne monopolisent le temps des réunions et qu’il permet un processus ordonné pour la réalisation des objectifs. L’inconvénient est que les règles sont complexes et longues, et donc de nombreux employés peuvent ne pas être familiarisés avec l’ensemble du système.
L’espace ouvert est un système de réunion beaucoup moins structuré et souvent utilisé par une entreprise lors d’une conférence, d’une retraite ou même d’une réunion hebdomadaire du personnel. Dans ce système, un ou plusieurs objectifs sont fournis au début aux participants. Les personnes présentes se répartissent ensuite en groupes et utilisent des processus créatifs pour tenter d’atteindre l’objectif au cours de l’événement. Un système de réunion en espace ouvert est efficace pour impliquer la plupart des employés ou des participants dans le processus, mais le manque de structure de ce système peut ne pas convenir à toutes les entreprises.
Les entreprises qui ont des employés dans plusieurs emplacements géographiques peuvent souvent utiliser un système de réunion en ligne. Les sites Web ou les logiciels permettent à une personne d’organiser une réunion sur Internet. Ces programmes ont souvent un système de vote qui peut être utilisé pour décider des problèmes et permettre aux participants de participer via le chat Internet ou via la technologie vocale. L’hôte peut utiliser ce système de réunion pour couper le son des appels téléphoniques des participants et décider de l’ordre des événements et qui peut parler quand. Ces systèmes permettent souvent aux utilisateurs de faire des présentations PowerPoint, de montrer des vidéos et d’utiliser la technologie de partage d’écran à des fins de formation et d’atteindre d’autres objectifs de réunion.