Un syst?me de r?union est une technique utilis?e pour rendre les r?unions, conf?rences ou autres rassemblements d’individus plus fluides, parvenir ? des d?cisions mutuellement acceptables ou atteindre un objectif. Il existe de nombreux syst?mes de r?union diff?rents qui sont disponibles pour les entreprises, les groupes ou les organismes gouvernementaux afin de faciliter efficacement les r?unions. Le syst?me de r?union utilis? est souvent d?cid? par la direction d’une entreprise, ou convenu par un vote majoritaire au sein d’un groupe. Un syst?me peut ?tre structur? ou non structur?, et est souvent li? par certaines r?gles et contraintes de temps.
« Robert’s Rules of Order » est un syst?me de r?union commun qui est utilis? par de nombreuses entreprises et organes parlementaires. Le syst?me a ?t? d?velopp? au d?but du 20e si?cle et utilise une s?rie de r?gles pour la conduite d’une r?union. Les r?unions tenues en utilisant les r?gles de proc?dure de Robert ont souvent un pr?sident ou un pr?sident qui supervise les ?v?nements. Les r?gles r?gissent qui peut parler, combien de temps cette personne peut parler, comment les points sont vot?s et l’ordre des ?v?nements au cours de la r?union. Le syst?me peut ?tre modifi? pour r?pondre aux besoins d’une entreprise, ou amend? par une entit? gouvernementale qui l’utilise. L’avantage de ce type de syst?me est qu’il ?vite souvent que de longs d?bats ne monopolisent le temps des r?unions et qu’il permet un processus ordonn? pour la r?alisation des objectifs. L’inconv?nient est que les r?gles sont complexes et longues, et donc de nombreux employ?s peuvent ne pas ?tre familiaris?s avec l’ensemble du syst?me.
L’espace ouvert est un syst?me de r?union beaucoup moins structur? et souvent utilis? par une entreprise lors d’une conf?rence, d’une retraite ou m?me d’une r?union hebdomadaire du personnel. Dans ce syst?me, un ou plusieurs objectifs sont fournis au d?but aux participants. Les personnes pr?sentes se r?partissent ensuite en groupes et utilisent des processus cr?atifs pour tenter d’atteindre l’objectif au cours de l’?v?nement. Un syst?me de r?union en espace ouvert est efficace pour impliquer la plupart des employ?s ou des participants dans le processus, mais le manque de structure de ce syst?me peut ne pas convenir ? toutes les entreprises.
Les entreprises qui ont des employ?s dans plusieurs emplacements g?ographiques peuvent souvent utiliser un syst?me de r?union en ligne. Les sites Web ou les logiciels permettent ? une personne d’organiser une r?union sur Internet. Ces programmes ont souvent un syst?me de vote qui peut ?tre utilis? pour d?cider des probl?mes et permettre aux participants de participer via le chat Internet ou via la technologie vocale. L’h?te peut utiliser ce syst?me de r?union pour couper le son des appels t?l?phoniques des participants et d?cider de l’ordre des ?v?nements et qui peut parler quand. Ces syst?mes permettent souvent aux utilisateurs de faire des pr?sentations PowerPoint, de montrer des vid?os et d’utiliser la technologie de partage d’?cran ? des fins de formation et d’atteindre d’autres objectifs de r?union.
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