Un facilitateur de réunion peut remplir divers rôles, selon le type de réunion. Par exemple, il peut être chargé de rédiger les procès-verbaux et de s’assurer que les discours, les discussions ou les présentations respectent le temps imparti. Certaines réunions peuvent porter sur des sujets controversés ou émotionnels, de sorte que le facilitateur pourrait agir davantage en tant que modérateur de réunion dans ce cas. Une autre responsabilité typique d’un animateur de réunion est de maintenir le dialogue pertinent en faisant une pause ou en changeant de direction lorsque la conversation dévie. Généralement, il aide et guide le processus sans tenter d’influencer le résultat.
Les organisations planifient des réunions pour diverses raisons. Il s’agit d’une procédure standard pour de nombreux types d’entreprises, tandis que d’autres peuvent avoir des réunions moins fréquentes. Les types de rassemblements peuvent aller des réunions hebdomadaires du personnel aux retraites d’entreprise qui durent plusieurs jours. Les réunions peuvent avoir lieu au bureau, dans un lieu hors site et même en ligne. Un animateur de réunion peut être un employé, tel qu’un membre du personnel administratif, ou il peut être un consultant externe embauché spécifiquement pour organiser et conduire des réunions.
Avant la réunion, un animateur de réunion se préparera généralement en identifiant et en recherchant toutes les questions pertinentes. Il peut créer l’ordre du jour et communiquer avec les participants à la réunion, les informer des détails et fournir des informations préalables, telles que des sujets de discussion. Souvent, les animateurs s’occupent des détails logistiques tels que la mise en place du lieu de la réunion avec les nécessités telles que le mobilier, les fournitures et les rafraîchissements.
Fréquemment appelé modérateur, le facilitateur de la réunion peut avoir une liste de problèmes ou de questions de discussion. Il commence généralement le dialogue et peut garder le temps, en changeant le sujet pour faire avancer la discussion si nécessaire. Souvent, il n’a pas d’intérêt dans le résultat mais agit en tant qu’agent impartial de l’organisation. Il pourrait participer en encourageant la discussion et en aidant certaines personnes à contribuer. En plus de prendre des notes personnelles, il peut également utiliser un grand tableau ou d’autres supports visuels pour compléter la discussion et développer ses idées.
Un animateur de réunion agit également souvent comme enregistreur de réunion. Il peut ou non participer au dialogue, mais sa fonction principale est d’enregistrer le procès-verbal. Cela se fait généralement en les écrivant ou en les tapant à la main, ou en utilisant un appareil d’enregistrement. Plus tard, l’enregistreur pourrait transcrire les notes et distribuer les procès-verbaux ou les rapports de réunion.
L’une des caractéristiques d’un bon animateur de réunion est sa capacité à être impartial. Faire preuve d’attention aux détails et aider les participants à respecter le temps qui leur est imparti tout en progressant vers leurs objectifs déclarés sont d’autres compétences bénéfiques. En général, diriger des réunions efficaces comprend également la volonté de l’animateur de la réunion de suivre les participants et de les aider à prendre des mesures pour atteindre les objectifs qu’ils ont définis.
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