Les procès-verbaux de réunion sont un compte rendu d’une réunion officielle, généralement d’un conseil d’administration d’une entreprise ou d’une entité gouvernementale. Cependant, de nombreux groupes de bénévoles conservent également des procès-verbaux de réunions pour dresser un historique de tous les dossiers, décisions et projets de loi approuvés. Les procès-verbaux sont normalement rédigés par une seule personne, puis approuvés lors de la réunion suivante du conseil, une fois que tous les membres du conseil ont eu l’occasion d’examiner et d’apporter des corrections.
La plupart du temps, les procès-verbaux des réunions sont un compte rendu très technique et factuel de ce qui s’est passé lors de la réunion. L’approbation du procès-verbal se fait généralement avec très peu ou pas de discussion. Cependant, dans certains cas, comme s’il y a une question très controversée ou une erreur, il peut y avoir une quantité considérable de discussions. Habituellement, la grande majorité des membres s’accordent sur ce que le procès-verbal devrait dire. Ils ne deviennent pas une partie officielle du dossier jusqu’à ce qu’ils soient approuvés par le conseil.
Le format des procès-verbaux de réunion peut varier d’une organisation à l’autre, mais il est généralement très simple. Il commence par énumérer la réunion de l’organe, indique la date et l’heure de la réunion, les membres présents, et propose un bref examen de chaque point de l’ordre du jour et un compte rendu du vote, le cas échéant, pour chaque point. Il note également l’heure de l’ajournement et indique généralement la date et l’heure de la prochaine réunion.
Les procès-verbaux sont dressés par une personne désignée comme secrétaire. Selon la situation, il peut s’agir ou non d’un membre du conseil d’administration. S’il n’est pas membre du conseil d’administration, tout le travail du secrétaire sera de prendre des notes. S’il s’agit d’un membre du conseil d’administration, le travail est un peu plus difficile car on peut s’attendre à ce qu’ils participent à la discussion et aux votes en plus de prendre des notes. Généralement, pour un organisme gouvernemental ou une entreprise, le secrétaire ne sera pas membre du conseil d’administration. Pour les organisations bénévoles, le secrétaire fait généralement partie du conseil d’administration et envisage un officier du conseil d’administration.
Les procès-verbaux peuvent différer des autres comptes rendus d’une réunion, tels que ceux trouvés dans un journal, en ce sens que les procès-verbaux sont de nature très chronologique. Chaque élément du procès-verbal est rapporté dans l’ordre où il s’est produit. Si une réunion est couverte par un journal, le journaliste commencera généralement à écrire sur la question qui est jugée la plus digne d’intérêt. D’autres questions peuvent être couvertes ou non, selon leur importance relative. Il est à noter que chaque type de récit, le procès-verbal de réunion et l’article de journal, correspond à son style particulier.
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