Les proc?s-verbaux de r?union sont un compte rendu d’une r?union officielle, g?n?ralement d’un conseil d’administration d’une entreprise ou d’une entit? gouvernementale. Cependant, de nombreux groupes de b?n?voles conservent ?galement des proc?s-verbaux de r?unions pour dresser un historique de tous les dossiers, d?cisions et projets de loi approuv?s. Les proc?s-verbaux sont normalement r?dig?s par une seule personne, puis approuv?s lors de la r?union suivante du conseil, une fois que tous les membres du conseil ont eu l’occasion d’examiner et d’apporter des corrections.
La plupart du temps, les proc?s-verbaux des r?unions sont un compte rendu tr?s technique et factuel de ce qui s’est pass? lors de la r?union. L’approbation du proc?s-verbal se fait g?n?ralement avec tr?s peu ou pas de discussion. Cependant, dans certains cas, comme s’il y a une question tr?s controvers?e ou une erreur, il peut y avoir une quantit? consid?rable de discussions. Habituellement, la grande majorit? des membres s’accordent sur ce que le proc?s-verbal devrait dire. Ils ne deviennent pas une partie officielle du dossier jusqu’? ce qu’ils soient approuv?s par le conseil.
Le format des proc?s-verbaux de r?union peut varier d’une organisation ? l’autre, mais il est g?n?ralement tr?s simple. Il commence par ?num?rer la r?union de l’organe, indique la date et l’heure de la r?union, les membres pr?sents, et propose un bref examen de chaque point de l’ordre du jour et un compte rendu du vote, le cas ?ch?ant, pour chaque point. Il note ?galement l’heure de l’ajournement et indique g?n?ralement la date et l’heure de la prochaine r?union.
Les proc?s-verbaux sont dress?s par une personne d?sign?e comme secr?taire. Selon la situation, il peut s’agir ou non d’un membre du conseil d’administration. S’il n’est pas membre du conseil d’administration, tout le travail du secr?taire sera de prendre des notes. S’il s’agit d’un membre du conseil d’administration, le travail est un peu plus difficile car on peut s’attendre ? ce qu’ils participent ? la discussion et aux votes en plus de prendre des notes. G?n?ralement, pour un organisme gouvernemental ou une entreprise, le secr?taire ne sera pas membre du conseil d’administration. Pour les organisations b?n?voles, le secr?taire fait g?n?ralement partie du conseil d’administration et envisage un officier du conseil d’administration.
Les proc?s-verbaux peuvent diff?rer des autres comptes rendus d’une r?union, tels que ceux trouv?s dans un journal, en ce sens que les proc?s-verbaux sont de nature tr?s chronologique. Chaque ?l?ment du proc?s-verbal est rapport? dans l’ordre o? il s’est produit. Si une r?union est couverte par un journal, le journaliste commencera g?n?ralement ? ?crire sur la question qui est jug?e la plus digne d’int?r?t. D’autres questions peuvent ?tre couvertes ou non, selon leur importance relative. Il est ? noter que chaque type de r?cit, le proc?s-verbal de r?union et l’article de journal, correspond ? son style particulier.
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