Les procès-verbaux de réunion sont un compte rendu écrit des principaux sujets abordés et des décisions prises au cours d’une réunion. Lors d’une réunion formelle du conseil d’administration, le secrétaire du conseil est généralement chargé d’enregistrer les procès-verbaux de la réunion, qui sont alors considérés comme des documents juridiques importants. De nombreuses réunions commencent par un examen du procès-verbal de la dernière réunion, qui est placé en tête de l’ordre du jour de la réunion. Si les participants à la réunion conviennent que ces procès-verbaux reflètent avec précision ce qui s’est passé lors de la dernière réunion, ils sont alors officiellement approuvés lors de la réunion en cours.
Une personne responsable de l’enregistrement des procès-verbaux de la réunion notera souvent les points saillants au fur et à mesure qu’ils surviennent au cours de la réunion, tels que les sujets importants qui ont été discutés, les déclarations et les questions importantes qui ont été soulevées et par qui, et les actions ou tâches résultant de la réunion à qui ils ont été attribués. Ces notes, écrites en sténographie, sont ensuite tapées dans un document formel, parfois par une personne autre que le preneur de notes, et le document est conservé comme trace du déroulement de la réunion. La personne désignée pour rédiger le procès-verbal enregistrera parfois également la réunion sur un magnétophone au lieu ou en plus de la prise de notes à la main. La bande peut ensuite être connectée à un dictaphone afin de transcrire l’enregistrement en un procès-verbal formel.
Un procès-verbal de réunion formel commence généralement par indiquer le nom de l’entreprise ou de l’organisation ; le lieu, l’heure et la date de la réunion ; et une liste des personnes présentes à la réunion (participants). Ensuite, le procès-verbal doit indiquer sous forme de paragraphes ou de puces quels sujets ont été abordés lors de la réunion, rédigés dans l’ordre dans lequel ils ont été discutés. Lorsqu’un point important est soulevé par un individu, le nom de cet orateur doit être attribué au point tel qu’il est enregistré dans le procès-verbal. Paraphraser le point de vue de l’orateur est généralement acceptable en minutes au lieu de citations textuelles.
Comme tout ce qui a été dit au cours d’une réunion ne peut ou ne doit pas être inclus dans le procès-verbal, une bonne règle de base est de s’assurer que toutes les décisions officielles prises et les résolutions adoptées par l’organisation restent la plus haute priorité. Tous les rapports ou déclarations financiers qui ont été présentés au cours de la réunion, ou les questions juridiques discutées, doivent également être inclus dans le procès-verbal de la réunion.
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