Les proc?s-verbaux de r?union sont un compte rendu ?crit des principaux sujets abord?s et des d?cisions prises au cours d’une r?union. Lors d’une r?union formelle du conseil d’administration, le secr?taire du conseil est g?n?ralement charg? d’enregistrer les proc?s-verbaux de la r?union, qui sont alors consid?r?s comme des documents juridiques importants. De nombreuses r?unions commencent par un examen du proc?s-verbal de la derni?re r?union, qui est plac? en t?te de l’ordre du jour de la r?union. Si les participants ? la r?union conviennent que ces proc?s-verbaux refl?tent avec pr?cision ce qui s’est pass? lors de la derni?re r?union, ils sont alors officiellement approuv?s lors de la r?union en cours.
Une personne responsable de l’enregistrement des proc?s-verbaux de la r?union notera souvent les points saillants au fur et ? mesure qu’ils surviennent au cours de la r?union, tels que les sujets importants qui ont ?t? discut?s, les d?clarations et les questions importantes qui ont ?t? soulev?es et par qui, et les actions ou t?ches r?sultant de la r?union ? qui ils ont ?t? attribu?s. Ces notes, ?crites en st?nographie, sont ensuite tap?es dans un document formel, parfois par une personne autre que le preneur de notes, et le document est conserv? comme trace du d?roulement de la r?union. La personne d?sign?e pour r?diger le proc?s-verbal enregistrera parfois ?galement la r?union sur un magn?tophone au lieu ou en plus de la prise de notes ? la main. La bande peut ensuite ?tre connect?e ? un dictaphone afin de transcrire l’enregistrement en un proc?s-verbal formel.
Un proc?s-verbal de r?union formel commence g?n?ralement par indiquer le nom de l’entreprise ou de l’organisation?; le lieu, l’heure et la date de la r?union?; et une liste des personnes pr?sentes ? la r?union (participants). Ensuite, le proc?s-verbal doit indiquer sous forme de paragraphes ou de puces quels sujets ont ?t? abord?s lors de la r?union, r?dig?s dans l’ordre dans lequel ils ont ?t? discut?s. Lorsqu’un point important est soulev? par un individu, le nom de cet orateur doit ?tre attribu? au point tel qu’il est enregistr? dans le proc?s-verbal. Paraphraser le point de vue de l’orateur est g?n?ralement acceptable en minutes au lieu de citations textuelles.
Comme tout ce qui a ?t? dit au cours d’une r?union ne peut ou ne doit pas ?tre inclus dans le proc?s-verbal, une bonne r?gle de base est de s’assurer que toutes les d?cisions officielles prises et les r?solutions adopt?es par l’organisation restent la plus haute priorit?. Tous les rapports ou d?clarations financiers qui ont ?t? pr?sent?s au cours de la r?union, ou les questions juridiques discut?es, doivent ?galement ?tre inclus dans le proc?s-verbal de la r?union.
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