Une réunion de lancement est une réunion au cours de laquelle tous les membres responsables de l’équipe sont informés d’un nouveau projet. Les activités peuvent inclure une discussion sur l’intention du projet, l’établissement d’un calendrier, le partage des coûts et des restrictions budgétaires et l’attribution des tâches du projet. Les réunions de lancement incluent souvent des membres de l’équipe dans plusieurs domaines fonctionnels et peuvent également, à l’occasion, inclure un représentant du client.
Le but d’une réunion de lancement est de s’assurer qu’un projet se déroule aussi bien que possible en s’assurant que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde. De telles réunions sont l’occasion pour le chef de projet de partager des informations sur le projet. Cela peut inclure des faits concrets tels que la date d’échéance d’un projet, les spécifications et le budget, mais peut également inclure des informations générales telles que les bizarreries et les préférences du client.
Le chef de projet est souvent chargé de mettre en place une réunion de lancement. Elle prend généralement en charge l’établissement et le suivi de l’ordre du jour. Cela comprend la planification d’une heure à laquelle toutes les parties requises peuvent se rencontrer; réserver un emplacement; et dans le cas de longues réunions qui ont lieu pendant une pause de midi, la commande d’un service de déjeuner pour les membres de l’équipe.
Au cours de la réunion, le chef de projet prendra des notes minutieuses sur tous les points discutés, les décisions prises et les questions auxquelles il faudra répondre à une date ultérieure. Elle sera chargée de s’assurer que toutes les parties prenantes acceptent les conditions, les délais et les coûts et qu’elles comprennent parfaitement ce qui est attendu d’elles. Par la suite, le chef de projet doit distribuer rapidement des notes de réunion claires et concises.
L’une des fonctions les plus importantes d’une réunion de lancement est de définir une liste de livrables. Il s’agit d’une liste de tous les éléments dus au client et des actions spécifiques nécessaires pour répondre à chaque livrable. Par exemple, un produit livrable par un client peut consister à produire un panneau d’entrée pour un emplacement de vente au détail. Pour ce faire, le panneau doit être conçu, les matériaux doivent être achetés et commandés, il doit être produit, la qualité doit être vérifiée et le panneau doit être expédié et / ou installé. Le spécialiste de l’approvisionnement ne peut pas commander de matériaux tant que le concepteur n’a pas conçu l’enseigne, et si l’une ou l’autre de ces étapes n’est pas terminée dans les délais, l’installateur ne pourra pas respecter la date d’échéance.
L’attribution de tâches est très importante pour le processus, de sorte que les notes de réunion pour une réunion de lancement doivent inclure une liste des actions, des dates d’échéance et des parties responsables. Si une partie a un problème avec les dates d’échéance, les spécifications ou les prix, la réunion de lancement est le moment de l’évoquer. Cette réunion offre un forum ouvert à toutes les parties concernées pour s’assurer qu’elles obtiennent ce dont elles ont besoin pour produire un projet réussi.