Communément appelée RFP, la demande de proposition est un document utilisé par de nombreuses organisations pour recevoir des offres de services ou de biens de fournisseurs potentiels. La structure exacte d’un appel d’offres variera d’une situation à l’autre. Cela signifie que la formule pour rédiger un appel d’offres dépendra en grande partie de la culture de l’entité qui émet la demande et de ce qu’elle espère apprendre des réponses. Voici quelques exemples d’éléments que l’on retrouve dans de nombreuses demandes de propositions, peu importe l’industrie ou l’organisation concernée.
Comme pour de nombreux efforts de rédaction commerciale, une demande de proposition appropriée commencera par indiquer le but du document. Cela peut généralement se résumer en quelques phrases et permet aux demandeurs ou aux parties invitées à soumettre une proposition formelle de savoir exactement ce que l’entité émettrice recherche en termes de services ou de biens. Même le format le plus décontracté d’un appel d’offres inclura des informations de cette nature.
En plus d’indiquer l’objet ou la raison de la DP, il n’est pas inhabituel que des informations générales sur l’entité soient incluses. Les informations fournissent généralement des détails limités sur la taille de l’entreprise, le nombre d’emplacements actuellement maintenus et tous les plans immédiats d’expansion qui pourraient avoir une incidence sur les réponses des candidats. Habituellement, le détail n’est pas censé être exhaustif. Cependant, il suffit généralement de permettre aux candidats de mener eux-mêmes des recherches pour approfondir leur compréhension des besoins de la partie émettrice de la demande de proposition.
Dans sa structure, une demande de proposition peut être très large ou très détaillée. Certaines demandes ne dépassent pas une page et n’incluent que des directives générales pour la soumission, telles que quelques domaines spécifiques à traiter, comment soumettre la proposition finale et la date à laquelle toutes les propositions sont dues. D’autres appels d’offres fournissent des sections spécifiques et un format qui doivent être suivis sans faute.
Ces deux approches présentent des avantages pour le formatage de la demande de proposition. Le format large garantit que les informations nécessaires seront contenues dans le corps de la réponse, mais permet à l’entité d’avoir une idée de la façon dont chaque demandeur se présente lorsqu’on lui laisse une grande latitude dans la réponse. En revanche, un format très structuré indique au demandeur exactement comment organiser les données d’une manière qui aura certainement un sens pour l’entité émettrice. En même temps, la structure globale permet de comparer littéralement les réponses de plusieurs répondants côte à côte, en descendant la liste des sections une à une.
Selon le type de service ou de biens concernés, la demande de proposition peut contenir des exemples de scénarios illustrant ce que l’auteur de la demande a besoin d’un fournisseur dans des situations de routine et d’urgence. Par exemple, si l’appel d’offres concerne des services de téléconférence, l’initiateur peut souhaiter savoir si le vendeur peut garantir la disponibilité d’un nombre particulier de ports ou de lignes même pendant les périodes de pointe. Le fournisseur peut également résoudre des problèmes spécifiques tels que la mise en œuvre d’un réseau d’assistance à utiliser en cas d’urgence à l’échelle de l’entreprise, ou si le fournisseur peut gérer la planification et l’exécution de conférences téléphoniques sans préavis, voire aucun.
Les entreprises ou autres organisations qui ont besoin de publier un appel d’offres mais ne savent pas comment structurer le document au mieux peuvent souvent commencer le processus en utilisant l’une des nombreuses options de modèles d’appel d’offres gratuites disponibles en ligne. Ces modèles peuvent être modifiés au besoin. Dans certains cas, les modèles seront accompagnés d’au moins un exemple de demande de proposition, qui servira de guide pour la personne ou l’équipe chargée de préparer la DP.