Les propositions sont des documents commerciaux qui sont normalement utilisés à deux fins. Souvent, une proposition est préparée en réponse à une requête d’un client potentiel. À d’autres moments, le document est préparé afin de présenter une idée d’entreprise à quelqu’un qui est en mesure d’offrir un financement ou un autre soutien. Dans les deux cas, il existe un ensemble de directives de base pour les propositions qui augmenteront toujours les chances de recevoir une réponse positive au document.
Lorsqu’un client potentiel a publié une demande de proposition ou un appel d’offres officiel, une grande partie du travail est déjà effectuée à l’avance. La DP vous indiquera quelles données doivent être incluses dans la proposition avant qu’elle ne soit considérée. Dans de nombreux cas, la DP dictera également la manière dont ces données sont présentées et organisées. L’utilisation du texte et des termes de l’appel d’offres facilitera grandement la conception d’un modèle de proposition qui impressionnera le destinataire et augmentera vos chances de gagner l’affaire.
Les directives de proposition imposent également que vous gardiez le texte de votre proposition clair et précis. Vous souhaitez faire passer les principales idées de proposition de la manière la plus directe possible. Cela minimisera les chances qu’une personne lisant le format de la proposition finie perde tout intérêt à mi-parcours et passe à la proposition soumise par vos concurrents. Évitez d’utiliser de l’argot ou des termes techniques à moins que les directives de proposition contenues dans la demande de propositions ne permettent spécifiquement un verbiage de ce type.
Outre la clarté, une orthographe et une ponctuation appropriées sont extrêmement importantes pour le succès de la proposition. Trop souvent, une proposition par ailleurs brillante est rejetée, simplement parce que les erreurs dans le texte le rendent difficile à lire. Les directives de proposition exigent que le document soit soigneusement vérifié pour tout type d’erreur d’orthographe ou de ponctuation avant que la proposition ne soit soumise.
Lorsque la demande de propositions ne spécifie pas d’éléments tels que l’utilisation d’éléments visuels ou l’inclusion d’une page de titre, les lignes directrices générales de la proposition exigent que ces types d’extras soient ajoutés au document final. Des images clipart, des logos, des tableaux et d’autres images aident à briser l’aspect austère du texte, offrant un rafraîchissement à l’œil pendant la lecture du document. Cependant, utilisez judicieusement les éléments visuels. Les insérer sans raison apparente nuira en fait à l’efficacité de votre proposition, car d’autres se demanderont ce que vous essayez de cacher derrière tout ce pansement excessif.
Le respect des directives de base de la proposition améliorera considérablement le potentiel de votre document fini à atteindre son objectif. Si vous n’avez pas reçu de demande de proposition officielle et que vous ne savez pas par où commencer, utilisez des exemples de propositions pour obtenir des idées générales sur la façon de procéder. Avec un peu de pratique, vous serez bientôt en mesure de préparer une proposition précise, lisible, bien organisée et très susceptible de vous aider à obtenir l’entreprise ou le soutien que vous recherchez.