Les lettres de proposition sont des lettres d’accompagnement qui sont incluses avec les propositions commerciales pour présenter aux gens la nature de la proposition et l’entreprise qui fait la proposition. Comme d’autres types de lettres d’accompagnement, les lettres de proposition sont conçues pour informer rapidement le lecteur des informations nécessaires, tout en convainquant le lecteur que l’auteur de la lettre est le meilleur choix pour le poste. Dans certains cas, une lettre de proposition doit suivre un format et un style spécifiques, tandis que dans d’autres cas, elle peut être de forme plus libre.
Une lettre de proposition typique comprend une brève discussion du problème que la proposition est censée résoudre et un aperçu des informations importantes contenues dans la proposition. Les lettres de proposition comprennent généralement des estimations de temps et de coûts ainsi qu’une brève explication du fonctionnement de la proposition. La lettre de proposition peut également détailler l’expérience, les qualifications et les certifications de la personne ou de l’entreprise fournissant la proposition, et elle peut également inclure l’historique de l’entreprise et des informations générales. Tout au long, le document a un ton persuasif qui est conçu pour encourager le lecteur à examiner les documents de proposition ci-joints.
Il existe un certain nombre de contextes dans lesquels une lettre de proposition peut être rédigée. Lorsqu’une entreprise ou une agence lance une demande de proposition (RFP), les personnes qui répondent à la RFP écrivent généralement des lettres de proposition avec leurs soumissions. Un appel d’offres comprend généralement des directives de proposition qui donneront aux gens une bonne idée de ce qui devrait être inclus dans une lettre de proposition, allant des qualifications de l’auteur à une estimation des dépenses qui seront impliquées. Les ouvrages de référence qui fournissent des informations sur la correspondance commerciale contiennent souvent plusieurs exemples de propositions afin que les lecteurs puissent se familiariser avec la rédaction de propositions avant de devoir rédiger officiellement une proposition.
Certaines lettres de proposition ne sont pas sollicitées. Les entreprises peuvent utiliser des propositions pour vendre leurs produits à de nouveaux clients potentiels, car communiquer par courrier peut être peu coûteux et très rentable. Par exemple, un fabricant de logiciels de bureautique peut envoyer un publipostage en masse à de nombreux bureaux, et anticiper au moins un certain intérêt de la part des entreprises qui répondront par des commandes ou des demandes d’informations complémentaires. La lettre de proposition non sollicitée a tendance à être de nature plus générique afin qu’elle puisse être envoyée à de nombreuses personnes.
Il peut être difficile de trouver un modèle de proposition qui puisse être utilisé pour répondre à une demande de proposition, car chaque demande et chaque proposition peuvent être très différentes. En règle générale, de nombreuses recherches sont nécessaires pour élaborer la proposition et le langage doit être spécifiquement adapté au lecteur. Cependant, cela peut aider à assembler un schéma de base qui est utilisé dans la rédaction des propositions, pour s’assurer que tous les aspects nécessaires d’une proposition sont entièrement couverts. Les entreprises doivent également conserver des copies des anciennes propositions et lettres de proposition, en prenant des notes sur celles qui sont retenues afin qu’elles puissent être utilisées dans l’élaboration de futures propositions.