Également connue sous le nom de demande d’offre, une demande d’offre est une sollicitation formelle pour qu’un fournisseur soumette une offre à un client potentiel dans l’espoir de sécuriser les affaires de cet individu, de cette entreprise ou de cette organisation à but non lucratif. Parfois appelée demande de proposition ou RFP, la demande d’offre comprend les termes et conditions qui régiraient la relation de travail, ainsi que les prix que l’émetteur est susceptible de trouver souhaitable. Bien que les offres puissent être quelque peu informelles, elles sont souvent bien documentées et structurées de manière à permettre à l’entité qui demande des offres de comparer toutes les soumissions avec une relative facilité.
Le processus de création d’une demande d’offre est relativement simple. L’entité émettrice identifie les produits nécessaires, inclut tous les détails sur les applications ou les fonctionnalités spéciales requises, puis invite les fournisseurs sélectionnés à soumettre une offre formelle pour l’entreprise. Habituellement, il existe des restrictions sur la manière dont l’offre peut être soumise et une date limite à laquelle l’émetteur doit recevoir l’offre pour qu’elle soit prise en considération. Le non-respect des directives mises en place par l’émetteur entraîne généralement l’exclusion automatique de l’examen une fois que l’évaluation des offres reçues est en cours.
Au cœur de toute demande d’offre se trouve le prix de chaque bien ou service qui doit être fourni selon les termes du contrat. Les devis doivent être clairs, concis et parfaitement adaptés aux besoins déclarés et implicites de l’émetteur de l’offre. Bien qu’il y ait généralement de la place dans la réponse pour que le fournisseur inclue d’autres données, le prix doit toujours être présenté sur une seule matrice, de préférence sur une seule page si possible. Il n’est pas rare que la matrice soit structurée comme une pièce jointe au corps principal de la réponse.
Au moment de décider comment mettre en place la matrice de tarification et où inclure les données dans le corps de la réponse à la demande d’offre, il est important de porter une attention particulière à la fiche de proposition d’offre ou à d’autres documents créés par l’émetteur. La matrice de tarification doit être structurée de manière à permettre à l’émetteur de suivre le même flux général de la demande lors de l’évaluation des réponses. S’il y a des instructions spécifiques sur l’endroit dans la réponse pour placer la matrice, assurez-vous que cela est fait. Cela permet de démontrer le souci du détail du fournisseur et de permettre à l’émetteur de trouver plus facilement les données qu’il souhaite consulter lors du processus de sélection du fournisseur final.
Dans les situations où la demande d’offre est très basique et ne fournit pas beaucoup de détails sur la structure et l’emplacement des informations dans la réponse, le répondant peut vouloir utiliser une proposition passe-partout, également connue sous le nom de modèle de proposition. De nombreuses entreprises maintiennent des modèles standard qui peuvent être rapidement personnalisés avec des prix et d’autres informations de base pertinentes pour une demande d’offre spécifique. Il existe également un certain nombre de modèles de proposition génériques disponibles au téléchargement, certains d’entre eux gratuitement. Cependant, ces ressources génériques ne doivent être utilisées que lorsque le fournisseur qui émet l’appel d’offres ne choisit pas d’inclure des détails spécifiques sur la façon dont la réponse doit être structurée.