Une proposition est généralement un outil conçu pour persuader un client d’acheter un produit ou de recevoir un financement et un soutien pour un nouveau projet ou programme. Utilisées dans une majorité d’industries, des entreprises américaines aux universités, les propositions se présentent sous de nombreuses formes. Il existe des propositions informelles et formelles, ainsi que des propositions sollicitées et non sollicitées. Quel que soit le type, une proposition vise généralement à informer le lecteur d’un problème ou d’un besoin, à proposer une solution et à donner un aperçu général de la façon dont la solution proposée fonctionnera et de son coût.
Les propositions informelles peuvent être assez brèves et être utilisées comme suivi d’une réunion d’affaires ou du personnel. Ils réitèrent généralement ce qui a été appris ou découvert lors de la réunion et énumèrent un aperçu des prix ou un aperçu détaillé de la solution. Les propositions formelles comportent généralement des lettres d’accompagnement, des recherches et des chiffres ou des graphiques, les détails de toutes les phases principales, les calendriers, les tâches organisationnelles et une ventilation des coûts de tous les composants. Ils ont également généralement une description des services de l’entreprise ou de la personne proposante, un curriculum vitae, une liste de projets antérieurs et tout autre élément qui prouverait les qualifications.
Une proposition sollicitée est généralement une réponse à une demande de proposition (RFP). Qu’il s’agisse d’une entreprise qui a besoin d’un service ou d’un département qui ajoute un nouveau programme, ces types de demandes sont généralement assez courants et nécessitent un document écrit pour faire une offre ou soumettre une idée de projet. Ils répondent généralement au problème identifié ou aux spécifications demandées par le client avec des informations sur les prix, une description spécifique de la solution, un plan détaillé de la manière dont elle sera accomplie et de ce qui en fait la meilleure solution. Ces types de propositions doivent généralement être compétitifs, car il peut y avoir de nombreuses soumissions offrant des solutions différentes.
Les propositions non sollicitées sont généralement utilisées pour susciter l’intérêt d’un client potentiel en décrivant le service ou le produit d’une entreprise. En outre, ils peuvent être utilisés comme une forme d’introduction ou comme un moyen d’entrer en contact avec le client potentiel. Ils sont généralement sans beaucoup de détails, car ils sont souvent complétés avec une connaissance limitée des besoins ou des problèmes spécifiques du client.
La rédaction d’une proposition est généralement une étape clé dans la plupart des processus commerciaux. Il suit généralement un format commun avec une introduction décrivant le problème, une section du corps détaillant la solution et une conclusion soulignant les avantages et les prochaines étapes. Les types les plus formels ont généralement des lettres d’accompagnement et divisent les sections du milieu en sections d’énoncé des travaux, des budgets détaillés complets, des flux de travail et des calendriers, ainsi que des recherches avec des processus d’analyse des coûts, de méthodologie et d’évaluation.
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