Une lettre de transport interne est un terme utilisé pour décrire la documentation de facturation préparée par l’entreprise de transport qui sert de groupeur pour une expédition. Les détails trouvés dans la lettre de voiture comprennent les informations qui sont incluses dans la facture préparée par l’expéditeur ou l’entité qui commande l’expédition des marchandises. Des détails supplémentaires sont ajoutés pour permettre le suivi de l’envoi pendant le transport. Il n’est pas rare que le destinataire, ou l’entité censée recevoir l’expédition, reçoive également une copie de la lettre de voiture.
Avec les commandes impliquant le transport de marchandises d’un pays à un autre, la lettre de voiture n’est qu’un des nombreux documents d’expédition qui sont préparés et transportés avec les marchandises. En règle générale, cette lettre de voiture particulière sera scellée et attachée à ce qu’on appelle une lettre de voiture principale. En outre, les documents préparés par l’expéditeur sont également joints, ainsi que tout autre document pertinent nécessaire pour permettre aux marchandises de passer la douane sur le chemin de la destination.
Les détails inclus sur une lettre de voiture varient quelque peu, en fonction des réglementations commerciales qui peuvent s’appliquer dans le pays d’origine ou le pays de destination, ainsi que des ports qui peuvent être utilisés comme escales au cours de l’expédition. Les détails de base comprennent des descriptions des marchandises impliquées dans l’expédition, des informations concernant le poids des pièces individuelles ainsi que le poids total de l’expédition, et des informations concernant les différents modes de transport qui sont prévus pour être utilisés dans le processus d’expédition, tels que les noms des cargos utilisés, des compagnies de fret aérien impliquées, et parfois même des services de camionnage terrestre qui sont utilisés. Des numéros d’identification qui peuvent être utilisés pour suivre le mouvement vers l’avant de l’expédition sont également inclus, ce qui permet de déterminer relativement facilement où l’expédition est en transit à un moment donné.
Comme pour tous les documents impliqués dans une expédition internationale, les détails sur une lettre de voiture doivent être exacts afin de passer par le bureau de douane au point de destination. Si les informations figurant sur la lettre de voiture ne correspondent pas à l’inspection physique des marchandises ou même aux autres documents inclus avec l’expédition, cela peut entraîner des retards dans le processus de livraison. Pour cette raison, les expéditeurs ont tendance à s’assurer que tous les détails inclus sur la lettre de voiture sont exacts et en pleine conformité avec toutes les réglementations d’expédition pertinentes.