Une liste de prélèvement est un document qui est souvent utilisé pour extraire des articles particuliers en quantités spécifiques d’un inventaire. Les articles tirés sont soit acheminés vers un atelier de production pour être utilisés dans un effort de fabrication, soit pour exécuter une commande passée par un client. Bien que les détails trouvés sur la liste varient, les informations sont généralement suffisantes pour documenter l’activité afin que les systèmes de suivi au sein de la structure opérationnelle globale de l’entreprise soient mis à jour pour refléter les décaissements de l’inventaire.
Lorsqu’une liste de prélèvement est utilisée pour localiser et extraire des marchandises pour exécuter une commande passée par un client, la liste agit souvent comme l’autorisation de retirer les marchandises de l’inventaire. Une fois que la liste est utilisée pour localiser physiquement et déplacer les marchandises vers la zone de traitement des commandes, cette même liste peut être utilisée pour mettre à jour les enregistrements d’inventaire. Avec certains systèmes, la liste de prélèvement est en fait générée dans la base de données d’inventaire, plaçant les articles commandés dans un modèle d’attente jusqu’à ce qu’il soit confirmé que les marchandises ont été retirées et sont maintenant en possession du service d’exécution des commandes. À ce stade, le détail de la liste de prélèvement sera mis en correspondance avec le bon de commande du client et une liste de colisage est générée pour accompagner les marchandises commandées jusqu’à leur destination.
De la même manière, une liste de prélèvement peut être générée afin d’extraire des articles spécifiques à utiliser en interne, par exemple dans un atelier de production. Avec cette application, les éléments de la liste sont souvent créés à l’aide des détails trouvés sur un formulaire de demande de service. Comme pour l’exécution des commandes des clients, les articles sont extraits et acheminés vers le service qui place la demande, transférant à la fois les quantités et les coûts à ce service. Une fois la réception des articles confirmée, ils sont déduits du stock d’inventaire, ce qui permet de toujours maintenir un inventaire précis des marchandises en stock et du moment où certains articles doivent être commandés auprès des fournisseurs.
Il est possible d’utiliser une liste de sélection dans à peu près n’importe quel type de contexte commercial. Même les bureaux peuvent utiliser des listes de ce type pour demander des fournitures de bureau à partir d’une zone d’approvisionnement centrale au sein de l’entreprise, ou utiliser la liste de prélèvement pour extraire des articles à livrer aux clients qui les commandent. En tant qu’outil qui aide à créer une piste de document pour les transactions internes et externes, la valeur de la liste ne peut pas être surestimée.