Une liste d’expédition, ou une liste de colisage, comme on l’appelle souvent, est une déclaration d’un expéditeur décrivant tous les composants d’une commande expédiée. Décrivant généralement le contenu de la commande par taille, couleur et quantité ainsi que la date à laquelle la commande a été reçue et expédiée, la liste d’expédition explique également toute modification apportée à la commande, comme les commandes en souffrance ou les articles en rupture de stock. La liste d’expédition fournit au consommateur une trace écrite de la transaction et fournit les informations nécessaires au suivi de la commande avec l’expéditeur. Afin de vérifier qu’un client a reçu un envoi correct, la livraison peut être référencée avec la liste d’expédition, et tout écart peut être porté à l’attention du chauffeur-livreur et vérifié pour s’assurer que l’expéditeur réexpédiera l’article et corrigera la pénurie. .
Plusieurs fois, la liste d’expédition est également la feuille de commande du client. Une fois que le client a rempli le bon de commande et l’a envoyé au fabricant, un préparateur prend la feuille et extrait les articles appropriés de l’inventaire et les emballe pour les expédier. Le bon de commande accompagne la commande au domicile du client avec la commande. Une fois livrés, le chauffeur permettra généralement au client de vérifier le contenu de la livraison par rapport au bon de commande / liste d’expédition et de s’assurer que les articles sont arrivés en bon état et comme commandés.
Dans le cas où un article nécessite un retour, la liste d’expédition devra généralement être retournée avec la commande pour vérifier la nature de la plainte du client. Dans de nombreux cas, sur un article en rupture de stock, une facture en double sera envoyée avec l’expédition initiale tandis que la facture originale est conservée pour accompagner le reste de la commande. Une explication détaillée de la cause de la commande en souffrance ainsi que le délai prévu d’achèvement de la commande seront inclus avec la facture initiale. Souvent, un crédit en magasin ou un coupon sera également inclus avec la facture par courtoisie pour s’excuser du retard dans l’exécution de la commande.
Il est très important de faire signer la liste d’expédition par le chauffeur-livreur lorsqu’un retour est inévitable. Cela vérifie qu’un problème avec la commande existe et qu’il provient des actions de l’expéditeur. Tout retour initié après la signature du colis et le départ du chauffeur peut être imputé aux actes du destinataire et ne pas être couvert par le transporteur ni par une quelconque assurance de transport.