Une note comptable est un élément d’information ajouté à un état financier pour le clarifier ou le développer au profit d’un lecteur. Les notes comptables peuvent être formatées et présentées de différentes manières. La plupart des logiciels de comptabilité ont un système de saisie des notes comptables et les gens peuvent également saisir des notes dans les grands livres et autres registres tenus à la main. Si des notes comptables sont présentes, il est important de les examiner lors de l’examen des registres comptables car elles peuvent fournir des informations importantes.
Le format de base pour la tenue des registres comptables est assez rigide. Cela peut créer des situations où il y a des informations nécessaires mais pas d’endroit pratique pour les mettre. Dans ces cas, une note comptable est utilisée pour fournir les informations d’une manière qui sera comprise par les lecteurs. Ces notes sont présentées avec le reste du compte afin qu’elles puissent être prises en compte par les personnes qui examinent le compte.
Les notes comptables peuvent fournir des informations contextualisées qui facilitent la compréhension des écritures comptables. Il peut expliquer ou développer un élément d’information afin que le lecteur comprenne pourquoi il est inclus et comment le comptable est arrivé à un nombre donné. Il peut également fournir des informations sur les changements de termes susceptibles d’affecter une écriture comptable. Lors de la création des écritures comptables, les personnes décident si des informations supplémentaires sont pertinentes ou importantes, et peuvent choisir d’ajouter une note comptable pour communiquer ces informations au besoin.
Une autre utilisation d’une note comptable peut être dans un système comptable utilisé par une grande entreprise où de nombreuses personnes différentes ont accès aux enregistrements et doivent être en mesure de communiquer des informations. Les notes peuvent être utilisées pour suivre les interactions avec des clients ou des entreprises spécifiques et pour fournir des informations de base qui peuvent être utiles aux personnes d’autres services. Par exemple, un dossier client pourrait inclure une note comptable indiquant que le client travaille sur un plan de paiement pour se mettre à jour, ou qu’une partie du compte d’un client a été pardonnée et n’est plus considérée comme impayée.
Parfois, une écriture comptable est marquée d’un petit numéro en exposant qui correspond à une note de bas de page située au bas ou à la fin du rapport. Dans d’autres cas, les notes comptables peuvent être inscrites sur la même ligne que l’écriture pour les rendre plus lisibles. Les notes comptables peuvent également fournir un contexte historique utile ; les historiens tirent beaucoup plus des grands livres comptables annotés que des registres comptables laconiques.