Les propositions de contrat sont des documents préparés par un vendeur ou un fournisseur dans l’espoir de sécuriser les affaires d’un client particulier. Dans de nombreux cas, ces propositions sont préparées en réponse à une requête du client potentiel. Le but ultime de toute proposition de contrat est d’établir une relation contractuelle entre le fournisseur et le client qui sera en vigueur pendant une période prolongée.
Les entreprises de toutes tailles utilisent parfois leur pouvoir d’achat pour obtenir des tarifs spéciaux auprès de différents vendeurs ou fournisseurs. Alors que les grandes entreprises utilisent couramment cette approche, les petites entreprises se regroupent parfois en coopératives ou en consortiums afin de combiner leur pouvoir d’achat pour de meilleurs tarifs. Dans ces deux scénarios, il n’est pas rare que l’entreprise émette ce qu’on appelle une demande de propositions, ou appel d’offres, à un certain nombre de fournisseurs potentiels. Le fournisseur qui répond avec une proposition de contrat offrant le plus d’avantages globaux au client sécurise généralement l’entreprise et, espérons-le, établit une relation à long terme entre les deux.
Une proposition de contrat type comprendra plusieurs types d’informations importants. Tout d’abord, le document fournira des prix, en fonction des besoins du client. Il n’est pas rare que la tarification soit inférieure à la tarification standard publiée fournie aux clients qui n’ont pas le même niveau de pouvoir d’achat. De nombreux fournisseurs et vendeurs incluent également ce que l’on appelle la tarification par paliers, qui est simplement un barème de prix qui offre au client des remises de prix supplémentaires si sa consommation de produits au cours d’une période donnée dépasse un certain montant.
Une proposition de contrat appropriée détaillera également la gamme de soutien que le fournisseur fournira au client. Cela peut inclure des éléments tels que les procédures de traitement des commandes, les garanties de livraison de biens ou de services dans un délai spécifique et les procédures de traitement des retours. Parallèlement à la tarification, le fait d’aborder l’étendue des services peut souvent faire une énorme différence dans le succès ou non de la tentative de sécurisation de l’entreprise.
La durée de la proposition de contrat est également importante. L’identification d’une date de début et de fin spécifique permet au client de comprendre combien de temps l’engagement sera en vigueur. L’inclusion de situations qui pourraient permettre à chaque partie d’annuler le contrat contribue également à protéger les droits et les responsabilités du vendeur et du fournisseur. De nombreux formats de proposition de contrat incluent également des dispositions qui permettent de prolonger automatiquement le contrat, si les deux parties sont favorables à cette option.
Il n’y a pas une seule bonne façon de préparer une proposition de contrat. Le format final dépend en grande partie de la détermination de ce qui est susceptible d’attirer le client et de gagner l’affaire. Bien que l’utilisation d’un appel d’offres comme feuille de route pour préparer la proposition soit toujours la meilleure option, les situations où aucune directive de proposition n’est fournie obligent les fournisseurs à enquêter de manière très détaillée sur la nature et les besoins du client. Idéalement, la recherche permettra au fournisseur de préparer et de soumettre une proposition de contrat qui résonne avec le client et permet d’établir une relation à long terme mutuellement bénéfique.
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