Une proposition gouvernementale est un objectif commercial de l’industrie privée en réponse aux demandes d’une direction générale, d’un organisme ou d’un ministère pour un service ou un produit. Lorsqu’une ville, un comté, un État ou un gouvernement fédéral a besoin d’un travail terminé, que ce soit dans des biens ou des services tangibles, et qu’il n’a pas d’installations en place pour mener à bien le projet, il émet généralement une demande écrite pour que les entreprises privées fournissent l’objectif nécessaire. En réponse, les entreprises produisent une proposition gouvernementale mettant en évidence les coûts, le calendrier et d’autres aspects du projet nécessaire. À l’occasion, une proposition gouvernementale prend la forme d’une motion législative lorsque l’organisme gouvernemental décide d’accomplir seul la tâche.
Lorsque des coûts supplémentaires sont associés à l’exécution d’une tâche, tels que les évaluations des risques, le calendrier, la qualité et la quantité, le gouvernement émettra la demande. Parfois, ces propositions prennent la forme de contrats temporaires, comme lorsqu’une entreprise construit un nombre limité de véhicules pour des tâches telles que le déneigement ou une application militaire limitée. D’autres fois, une entreprise privée présentera une proposition à long terme pour gérer le projet au fil du temps, comme une entreprise privée s’occupant du ramassage des ordures dans une ville. Si le projet doit être achevé dans les délais ou à un certain niveau de qualité élevé, le gouvernement peut choisir d’utiliser une proposition privée avec une entreprise qui travaille déjà dans l’industrie.
Aux États-Unis, toutes les propositions gouvernementales sont régies par le Federal Acquisition Regulation (FAR). Il s’agit d’un ensemble de règles mises en place pour s’assurer que les voies appropriées sont suivies lorsque l’on traite avec les agences et les ministères du gouvernement fédéral. En général, les États et les gouvernements municipaux suivent également des réglementations similaires, comme le font de nombreux pays à travers le monde. L’objectif principal de ce processus est de garantir une planification adéquate, une reconnaissance du besoin réel du service, la formation correcte des contrats et l’administration des contrats sont tous suivis dans un système spécifique. Cependant, aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, les réglementations FAR n’obligent pas l’entreprise privée à suivre les procédures, mais uniquement l’entité gouvernementale.
Les propositions de l’agence gouvernementale elle-même sont appelées demandes de propositions (RFP). Ce formulaire standardisé de demandes de propositions gouvernementales précise ce que le gouvernement souhaite acheter et dans quel délai il souhaite obtenir le produit. Les appels d’offres sont conformes aux normes établies par la réglementation FAR, à la manière exacte dont la proposition est formulée et aux critères qui seront utilisés pour évaluer les propositions gouvernementales des entreprises privées.