Une secr?taire automatis?e est un appareil qui achemine les appels dans un bureau. Ces appareils sont souvent utilis?s par les petites entreprises comme moyen de filtrer de base entre le bureau et les appels t?l?phoniques ind?sirables, tels que les t?l?vendeurs ou les mauvais num?ros. Les grandes entreprises auront souvent une secr?taire r?elle pour remplir cette fonction, ce qui rend la secr?taire automatis?e redondante. Ce terme est souvent utilis? comme synonyme de secr?taire virtuel, mais les deux sont en r?alit? tr?s diff?rents. Un secr?taire virtuel est une personne r?elle, mais pas une personne pr?sente au sein de l’entreprise elle-m?me.
Dans la plupart des cas, une secr?taire automatis?e est une petite bo?te qui se branche sur la ligne t?l?phonique entre le t?l?phone et le mur. Lorsqu’un num?ro connu et approuv? appelle la ligne, la secr?taire permettra ? l’appel d’aller directement au t?l?phone. Si un num?ro non approuv?, inconnu ou restreint appelle, la secr?taire automatis?e l’interceptera.
G?n?ralement, une telle interception signifie qu’un syst?me automatis? r?pond ? l’appel et demande des informations de base ? l’appelant. Apr?s avoir obtenu des r?ponses ? ses questions, l’appareil appellera le t?l?phone connect? et transmettra ces informations au destinataire, qui a alors la possibilit? de prendre l’appel. Si le num?ro est consid?r? comme mauvais ou si le destinataire refuse l’appel, l’appel sera ? la place achemin? vers la messagerie vocale ou simplement d?connect?.
Une erreur courante est de supposer qu’une secr?taire virtuelle et une secr?taire automatis?e sont la m?me chose. Une secr?taire virtuelle est un entrepreneur ind?pendant qui fonctionne comme une secr?taire ? partir d’un emplacement distant. En r?gle g?n?rale, ces travailleurs auront un bureau ? domicile et effectueront des travaux de secr?tariat communs, souvent pour plusieurs entreprises diff?rentes. Les t?ches courantes consistent ? r?pondre au t?l?phone, ? transcrire des lettres ou des discours enregistr?s et ? organiser les d?placements.
M?me si les deux types de secr?taires sont tr?s diff?rents, ils ont une m?thodologie globale similaire. En supprimant ? la fois l’espace et le co?t d’une secr?taire traditionnelle, une entreprise peut fonctionner avec des frais g?n?raux beaucoup plus faibles. Cela permet ? une entreprise de fonctionner ? un niveau o? elle a peut-?tre fait faillite dans le syst?me traditionnel. De plus, l’utilisation des fonctions t?l?phoniques automatis?es d’une secr?taire virtuelle permettra souvent ? une entreprise de para?tre plus grande et mieux organis?e.
Dans le cas du secr?tariat virtuel, l’externalisation du travail apporte des avantages suppl?mentaires. Un seul travailleur peut travailler pour plusieurs entreprises simultan?ment, plut?t que d’?tre contraint ? un seul emploi ? temps partiel. De plus, le travail ? domicile permet aux personnes ayant de jeunes enfants, des handicaps ou des horaires impr?visibles de continuer ? travailler sur le march? du travail.
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