Une secrétaire automatisée est un appareil qui achemine les appels dans un bureau. Ces appareils sont souvent utilisés par les petites entreprises comme moyen de filtrer de base entre le bureau et les appels téléphoniques indésirables, tels que les télévendeurs ou les mauvais numéros. Les grandes entreprises auront souvent une secrétaire réelle pour remplir cette fonction, ce qui rend la secrétaire automatisée redondante. Ce terme est souvent utilisé comme synonyme de secrétaire virtuel, mais les deux sont en réalité très différents. Un secrétaire virtuel est une personne réelle, mais pas une personne présente au sein de l’entreprise elle-même.
Dans la plupart des cas, une secrétaire automatisée est une petite boîte qui se branche sur la ligne téléphonique entre le téléphone et le mur. Lorsqu’un numéro connu et approuvé appelle la ligne, la secrétaire permettra à l’appel d’aller directement au téléphone. Si un numéro non approuvé, inconnu ou restreint appelle, la secrétaire automatisée l’interceptera.
Généralement, une telle interception signifie qu’un système automatisé répond à l’appel et demande des informations de base à l’appelant. Après avoir obtenu des réponses à ses questions, l’appareil appellera le téléphone connecté et transmettra ces informations au destinataire, qui a alors la possibilité de prendre l’appel. Si le numéro est considéré comme mauvais ou si le destinataire refuse l’appel, l’appel sera à la place acheminé vers la messagerie vocale ou simplement déconnecté.
Une erreur courante est de supposer qu’une secrétaire virtuelle et une secrétaire automatisée sont la même chose. Une secrétaire virtuelle est un entrepreneur indépendant qui fonctionne comme une secrétaire à partir d’un emplacement distant. En règle générale, ces travailleurs auront un bureau à domicile et effectueront des travaux de secrétariat communs, souvent pour plusieurs entreprises différentes. Les tâches courantes consistent à répondre au téléphone, à transcrire des lettres ou des discours enregistrés et à organiser les déplacements.
Même si les deux types de secrétaires sont très différents, ils ont une méthodologie globale similaire. En supprimant à la fois l’espace et le coût d’une secrétaire traditionnelle, une entreprise peut fonctionner avec des frais généraux beaucoup plus faibles. Cela permet à une entreprise de fonctionner à un niveau où elle a peut-être fait faillite dans le système traditionnel. De plus, l’utilisation des fonctions téléphoniques automatisées d’une secrétaire virtuelle permettra souvent à une entreprise de paraître plus grande et mieux organisée.
Dans le cas du secrétariat virtuel, l’externalisation du travail apporte des avantages supplémentaires. Un seul travailleur peut travailler pour plusieurs entreprises simultanément, plutôt que d’être contraint à un seul emploi à temps partiel. De plus, le travail à domicile permet aux personnes ayant de jeunes enfants, des handicaps ou des horaires imprévisibles de continuer à travailler sur le marché du travail.
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