Une téléconférence est une méthode de réunion utilisée dans les affaires lorsque tous ou certains des participants à la réunion se trouvent dans des emplacements physiques différents. Chaque participant à une téléconférence sera probablement invité à se connecter à un emplacement central, soit sur un numéro de téléphone de conférence pré-établi et gratuit, soit simplement à un numéro au sein de l’entreprise. Ce type de réunion par téléconférence devient de plus en plus courant maintenant que le télétravail est une pratique populaire, ainsi que parmi les entreprises ayant diverses implantations nationales ou internationales.
Il y a beaucoup de flexibilité associée à une téléconférence. Par exemple, chaque participant à l’appel peut rester à son propre bureau sans avoir besoin de passer la journée dans une salle de conférence. De plus, l’appel peut être planifié en fonction de l’emploi du temps de chacun, bien que cela puisse être légèrement plus compliqué si les participants à la réunion vivent dans des fuseaux horaires différents.
Généralement, une conférence téléphonique comme celle-ci a lieu par téléphone, sans aucun temps en face à face, mais certaines entreprises peuvent avoir des webcams ou des logiciels de réunion installés sur les ordinateurs de leurs employés. Cela peut permettre une certaine communication face à face, ou au moins permettre à tout le monde de voir le même écran sur l’ordinateur. En général, une téléconférence commencera simplement lorsque tout le monde aura appelé. Il y aura généralement un responsable de l’appel qui arrivera avant tout le monde et qui pourra aider à faire les présentations lorsque d’autres arriveront.
Le leader gérera ensuite généralement la téléconférence, en évoquant les points de discussion et les problèmes individuels qui doivent être discutés. Il ou elle doit également encourager tout le monde à parler et poser des questions si quelqu’un semble silencieux ou semble être distrait par l’appel ; c’est-à-dire vérifier les e-mails. Si la téléconférence dure plus d’une heure ou deux, c’est le chef qui doit déclarer qu’il y aura une brève pause de l’appel pour que les gens se rendent aux toilettes ou prennent une boisson.
Bien que certains considèrent qu’une téléconférence est moins efficace et moins efficace qu’une réunion traditionnelle, il ne fait aucun doute qu’elle est moins chère et plus pratique pour les entreprises. Si les téléconférences sont relativement petites et que tout le monde peut s’impliquer et s’intéresser à l’appel, ils peuvent accomplir beaucoup de choses. Il peut être utile d’avoir une structure planifiée, avec différents orateurs et présentateurs tout au long de l’appel pour éviter l’ennui, ainsi que pour que tout le monde annonce son nom avant de commencer à parler pour éviter toute confusion, ce qui peut entraîner une perte d’intérêt des gens.