La téléconférence sans réservation est un type de conférence audio qui n’exige pas que le client fasse une réservation à l’avance pour une conférence téléphonique. Une forme de téléconférence qui a émergé au début des années 1990, la téléconférence sans réservation est devenue l’une des formes les plus populaires de conférence téléphonique parmi les entreprises et les organisations à but non lucratif. Au fil des ans, les améliorations apportées à ce type de format d’appel l’ont rendu encore plus convivial, tout en permettant aux fournisseurs de conférence audio d’offrir le service à des tarifs extrêmement compétitifs.
Avec une conférence téléphonique classique, le client contacte à l’avance le fournisseur et réserve un nombre déterminé de lignes à une date et une heure déterminées, et pour une durée déterminée. La réservation est préparée, puis téléchargée dans un pont de téléconférence, où un opérateur de conférence active la réservation, généralement quinze à trente minutes avant l’heure de début prévue. La conférence reste active sur le pont jusqu’à ce que la réunion soit terminée et que tous les interlocuteurs se déconnectent de l’appel. À ce stade, l’opérateur de conférence désactive l’appel et il ne peut plus être utilisé sans la création d’une nouvelle réservation.
La téléconférence sans réservation élimine le besoin de faire une réservation à l’avance pour une conférence téléphonique. Bien qu’il existe une certaine variation dans le format, un compte sans réservation est établi pour un modérateur de conférence spécifique. Le compte se voit attribuer un certain nombre de lignes à utiliser à tout moment et est affecté à un pont de téléconférence. Les données pour la réservation sont activées sur le pont et peuvent être utilisées par la partie autorisée à toute heure du jour ou de la nuit, sans qu’il soit nécessaire d’informer le service de conférence téléphonique à l’avance de l’utilisation.
Pour accéder à la conférence, le modérateur reçoit un numéro d’appel gratuit, ainsi qu’un minimum de deux codes de sécurité. L’un des codes est utilisé par le modérateur pour lancer officiellement la conférence, tandis que le second code est utilisé par toute personne invitée par le modérateur à assister à la réunion. Avec la plupart des configurations d’appel, les frais sur le compte cessent lorsque la dernière ligne se déconnecte de la session d’appel à la fin de la réunion.
Une fois émis, le numéro d’appel et tous les codes de sécurité émis au modérateur restent en place aussi longtemps que le compte est établi avec le fournisseur. Cela permet au modérateur d’organiser une conférence téléphonique en informant simplement les participants du moment où la réunion doit avoir lieu, et en leur fournissant le numéro d’appel et le code du participant à saisir à l’aide du clavier du téléphone lorsque vous y êtes invité. La nature de la téléconférence sans réservation en fait un format idéal pour une utilisation dans des situations d’urgence, ou pour une utilisation avec des réunions récurrentes qui ont lieu chaque semaine, mais pas nécessairement le même jour et la même heure chaque semaine.
Au fil des ans, un certain nombre de fonctionnalités sont devenues courantes dans le cadre du format de téléconférence de base sans réservation. La capacité du modérateur à couper le son de toutes les lignes des participants en est un exemple, tout comme la capacité du modérateur à utiliser une séquence de codes pour obtenir une ligne et appeler un participant qui n’a pas appelé la conférence. Ces dernières années, l’ajout de listes de présence est devenu une partie des forfaits de téléconférence de base sans réservation offerts par la plupart des fournisseurs. Ces listes capturent des détails tels que les numéros de téléphone d’origine de chaque appelant accédant à la réunion, les heures d’entrée et de sortie pour chaque ligne, les minutes accumulées sur chaque ligne et une notation de tout code numérique, tel qu’un code de service ou un numéro de dossier client qui le modérateur choisit de s’associer à la réunion. Toutes ces fonctionnalités sont considérées comme standard dans la plupart des cas et sont incluses dans le coût de base par minute par ligne pour le service.