En règle générale, seuls les parents ou tuteurs légaux d’un élève ont accès aux dossiers scolaires de l’élève. Il s’agit notamment des dossiers de l’école primaire, du collège et du lycée. L’objectif principal est de protéger la vie privée de l’étudiant. Il est généralement illégal de divulguer certains types d’informations à un tiers sans le consentement d’un parent. Certaines exceptions peuvent être faites en cas d’urgence ou d’autres circonstances extraordinaires. Les parents ont généralement droit à l’information même s’ils sont divorcés et ne partagent pas la garde de l’enfant.
Aux États-Unis, la Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) est une loi fédérale décrivant les droits des parents et des élèves, ainsi que les responsabilités des districts scolaires, en ce qui concerne les dossiers scolaires. Il existe également une section de la loi appelée Loi sur l’éducation des personnes handicapées (IDEA) qui traite spécifiquement des droits d’accès d’un parent aux dossiers d’éducation spéciale d’un enfant. En plus de respecter la loi fédérale, la plupart des États ont adopté leurs propres règles et règlements concernant l’accès aux dossiers scolaires.
La FERPA définit trois responsabilités fondamentales des districts scolaires concernant les dossiers scolaires : Ils doivent accorder aux parents le droit de consulter les dossiers de leurs enfants. Ils doivent également leur donner le droit de corriger les informations contenues dans les fichiers si nécessaire. Enfin, ils sont tenus d’informer les parents lorsqu’ils divulguent à un tiers des informations qui pourraient être considérées comme nuisibles ou comme une atteinte à la vie privée.
En plus des notes scolaires, la plupart des dossiers scolaires contiennent ce que l’on appelle communément des informations d’annuaire. Il s’agit de données personnelles concernant un étudiant qui ne seraient pas considérées comme nuisibles si elles étaient divulguées à un tiers. L’atteinte à la vie privée n’est généralement pas un problème lors de la divulgation d’informations d’annuaire. Certains exemples incluent le nom de l’élève, son adresse personnelle et ses coordonnées, ainsi que les dates auxquelles il a fréquenté l’école. Dans de nombreux cas, des informations sur la taille et le poids sont fournies aux étudiants des équipes sportives, à des fins de recrutement universitaire.
Les parents doivent normalement soumettre une demande écrite pour accéder aux dossiers scolaires de leur enfant. Les lois des États peuvent varier, mais les écoles ont généralement 45 jours pour répondre à la demande. Les parents non gardiens ont également droit à l’information, mais l’école n’est pas nécessairement tenue de la fournir gratuitement. Ils peuvent demander au parent de consulter les dossiers scolaires en personne, ou ils peuvent facturer des frais minimes pour la copie et l’envoi de documents à un parent qui ne peut pas se rendre à l’école.
Une fois qu’un étudiant a 18 ans ou commence à fréquenter un établissement postsecondaire, les droits des parents sont transférés à l’étudiant. Cependant, il existe certains cas dans lesquels le parent aura le droit d’accéder aux dossiers scolaires de l’enfant. L’étudiant peut autoriser ses parents à consulter des informations financières, par exemple s’il est considéré comme une personne à charge à des fins fiscales.