Uma demonstração financeira pró-forma é aquela que simplesmente apresenta estimativas contábeis formadas em demonstrações financeiras padrão. A escolha do melhor formato pro forma é essencial para a tomada de decisões informadas com base em estimativas contábeis e declarações pro forma. Alguns fatores que ajudam uma empresa a decidir sobre o melhor formato pro forma incluem as informações contábeis disponíveis, o uso para as demonstrações pro forma e as pessoas que requerem dados específicos das estimativas contábeis. Em alguns casos, um regulador governamental pode ter requisitos e restrições sobre as declarações pro forma que as empresas preparam. Esses requisitos podem afetar apenas um número limitado de empresas, como aquelas que são abertas.
Nem todos os sistemas contábeis são iguais, assim como a atividade ou os procedimentos de negócios de uma empresa não serão os mesmos em um determinado setor. Portanto, os dados contábeis de uma empresa podem afetar muito o tipo de formato pro forma que o sistema contábil usa para essas declarações. Em questão está a quantidade de dados necessários para apresentar a declaração pro forma mais precisa da empresa. Por exemplo, uma declaração pró-forma pode ser necessária apenas por seis ou oito meses; essas declarações certamente requerem menos informações do que uma declaração por 12 ou 18 meses. A precisão das declarações de curto prazo também pode ser menos importante do que a das declarações de longo prazo.
Outro fator importante para a seleção do formato pro forma das demonstrações financeiras é a utilização dos documentos. Um departamento certamente precisa de menos informações do que o CEO ou outros executivos, que desejam mais informações sobre todos os departamentos e atividades de negócios. O chefe de um departamento pode precisar de informações apenas sobre a atividade de produção de seu departamento. Novamente, esses dados podem realmente ser de natureza mais gerencial do que financeira, pelo menos em termos de contabilidade e os sistemas existentes para medir a atividade financeira. O uso dessas declarações é talvez o fator mais interno para o formato pro forma.
Junto com o uso de declarações pro forma, as pessoas que tomam decisões também são importantes para o formato pro forma. Por exemplo, um gerente de departamento inferior não precisa de todas as informações de que um gerente sênior ou executivo precisa. A separação de funções pode ajudar a restringir a quantidade de informações que um cargo ou um indivíduo precisa em termos de contabilidade. A maioria das empresas não está disposta a fornecer estimativas financeiras a indivíduos sem motivo. Isso protege a viabilidade e a veracidade de uma empresa.